Od kandydata na pracownika pracodawca ma prawo żądać podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 221 § 1 k.p.).
Od pracownika pracodawca może żądać ponadto:
a) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
b)  numeru PESEL pracownika (art. 22¹ § 2 k.p.).

Uczelnia Łazarskiego zaprasza na VI edycję studiów podyplomowych z Prawa pracy i ubezpieczeń społecznych>>>

Pracodawca, który domaga się podania od kandydata na pracownika jakichkolwiek dodatkowych informacji, powinien wykazać się podstawą prawną takiego żądania. Przykładowo, pracodawcom przysługuje prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności.

Za niedopuszczalne należy uznać żądanie przez pracodawcę podania przez pracowników danych biometrycznych w celu np. kontroli przestrzegania czasu pracy. W wyroku z dnia 6 września 2011 r. NSA uznał, że „skoro zasada proporcjonalności wyrażona w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 1997 r. o ochronie danych osobowych jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych biometrycznych, to stwierdzić należy, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników zatrudnionych w urzędzie skarbowym jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania” (wyr. NSA z dnia 6 września 2011 r., I OSK 1476/10).

Pracodawcy nie usprawiedliwia również pisemna zgoda pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę innych danych na jego temat niż te, które na które ustawodawca wyraził zgodę. Wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza bowiem prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli (wyr. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 18 czerwca 2010 r., II SA/Wa 151/10).

Odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na udzielenie informacji  na temat jego danych osobowych niewymienionych w art. 221 § 1 i 2 k.p. lub w odrębnych przepisach (art. 221 § 4 k.p.) nie może stanowić podstawy rozwiązania z nim  umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.. Polecenie pracodawcy wymuszające wyrażenie takiej zgody należy uznać za niezgodne z prawem (art. 100 § 1 k.p.) (wyr. SN z dnia 5 sierpnia 2008 r., I PK 37/08).

Jeśli jednak pracownik wnioskuje o przyznanie mu zapomogi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych to „pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (art. 23 k.c., art. 47 i art. 51 ust. 1 i 2 Konstytucji RP), zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy” (wyrok SN z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004, nr 6, poz. 99 ).