Pracodawcy wiedzą, że kandydaci oczekują informacji zwrotnej, ale rzadko jej udzielają

Większość polskich firm deklaruje istotne braki w zakresie udzielania kandydatom informacji zwrotnej – wynika z najnowszego badania Pracuj.pl. To zaskakujące, bo niemal wszyscy pracodawcy zdają sobie sprawę, że kandydat woli otrzymać informację o odrzuceniu CV niż pozostać bez żadnej odpowiedzi. Mimo to mniej niż 1/3 badanych organizacji przekazuje informację zwrotną po rekrutacji wszystkim kandydatom.

Polityki i zasady określające udzielanie feedbacku nadal są w polskich firmach rzadkością – aż 79 proc. osób uczestniczących w badaniu Pracuj.pl pt.: „Feedback w procesach rekrutacyjnych z perspektywy rekruterów”, odpowiedzialnych za rekrutację, przyznaje, że takie reguły nie istnieją w ich organizacjach. W rezultacie mniej niż 1/3 badanych firm przekazuje informację zwrotną wszystkim kandydatom po zakończeniu rekrutacji, a podkreślić należy, że pod pojęciem feedbacku w badaniu kryła się nie tylko kompleksowa informacja zwrotna dla kandydata, lecz także chociażby krótki komunikat mówiący o statusie aplikacji.

Czytaj również: Rynek Pracy Specjalistów w pierwszej połowie 2024 r. – raport Pracuj.pl>>

W stronę kultury feedbacku

Co istotne, pracodawcy, którzy posiadają formalne zasady udzielania feedbacku, wyraźnie częściej udzielają informacji zwrotnej wszystkim kandydatom. Świadczy to o większej dojrzałości w obszarze planowania rekrutacji i organizacji, co pozytywnie wpływa na jakość komunikacji z kandydatami.

Według autorów badania jedynie 7 proc. ogółu firm nie udziela feedbacku żadnej grupie kandydatów. Warto zwrócić także uwagę na rozkład odpowiedzi udzielanych przez rekruterów zatrudnionych w organizacjach o różnej skali biznesu. W przypadku mikro i małych przedsiębiorstw odsetek ten rośnie do 15 proc., zaś jeśli mowa o firmach zatrudniających powyżej 50 osób – maleje do zaledwie 4 proc.

- Z badania wynika, że kultura feedbacku najlepiej rozwinięta jest w dużych firmach zatrudniających ponad 250 osób. Znacznie częściej udzielają one feedbacku wszystkim kandydatom – deklaratywnie robi to aż 44 proc. z nich, w porównaniu do jedynie 24 proc. w pozostałych segmentach przedsiębiorstw. Może to być związane z większymi zasobami, które pozwalają na bardziej rozbudowane procesy rekrutacyjne i lepszą obsługę kandydatów. Duże przedsiębiorstwa posiadają rozbudowane zespoły HR, które mogą skupić się na dostarczaniu szczegółowych informacji zwrotnych. Często są także bardziej świadome wpływu swojego wizerunku na sukcesy rekrutacyjne i inwestują w budowanie pozytywnych relacji z kandydatami, co jest kluczowe dla przyciągania najlepszych talentów na rynku. Warto jednak podkreślić, że rozmiar organizacji nie powinien być przeszkodą w udzielaniu feedbacku. Aby ułatwić wszystkim pracodawcom to zadanie, usprawniliśmy właśnie nasze rozwiązanie związane z możliwością informowania o statusach aplikacji wszystkich kandydatów - mówi Agata Roszkiewicz, ekspertka ds. wynagrodzeń i benefitów w Pracuj.pl.

Badanie pokazuje, że najczęstszym sposobem udzielania feedbacku jest e-mail (68 proc.) i telefon (66 proc.), a na trzecim miejscu system do zarządzania rekrutacją (38 proc.). Spotkania online z kandydatami poświęcone udzielaniu informacji zwrotnej pozostają niszowym rozwiązaniem, po które sięga jedynie 8 proc. badanych firm.

Systemy do zarządzania rekrutacją są przy tym znacznie bardziej popularne wśród największych firm – są wykorzystywane przez ponad 2/3 z nich. W dużych organizacjach systemy te są równie powszechne jak e-maile i tylko nieco rzadsze niż telefony. Są także bardzo popularne w firmach udzielających feedbacku wszystkim kandydatom (69 proc.).

Czytaj też w LEX: Rekrutacja i rozmowy z kandydatami a ochrona danych osobowych - dobre praktyki HR >

[E-book] Kodeks pracy. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ]

Małgorzata Gersdorf, Michał Raczkowski

Sprawdź  

Przyczyny braku feedbacku

Choć powodów, dla których firmy nie udzielają feedbacku wszystkim kandydatom, jest wiele, to najczęstszym jest nadmiar niedopasowanych CV, które nie przechodzą do dalszych etapów rekrutacji. Wskazało go 55 proc.  respondentów. Duża liczba zgłoszeń w połączeniu z innymi wyzwaniami w procesie rekrutacyjnym sprawia, że rekruterzy często po prostu nie nadążają z odpowiadaniem kandydatom - a w obliczu braku polityki firmowej w tym zakresie, koncentrują się na zadaniach, które w ich opinii są pilniejsze.

Co ciekawe, znaczenie tego problemu wzrasta wraz z rozmiarem firmy, co prawdopodobnie wiąże się z liczbą jednocześnie prowadzonych procesów rekrutacyjnych. A to oznacza, że nawet mimo wdrożonej polityki udzielania feedbacku, ilość uwagi, jaką rekruterzy w dużych organizacjach mogą poświęcić kandydatom, często okazuje się niewystarczająca.

Drugim najczęściej wymienianym powodem nieudzielania feedbacku jest zbytnia czasochłonność tej czynności (46 proc.). 

Warto zauważyć, że jedynie 17 proc. firm nie udziela feedbacku wszystkim kandydatom, ponieważ nie widzi w tym dodatkowej wartości. Oznacza to, że ponad 80 proc. rekruterów zdaje sobie sprawę z pozytywnego wpływu informacji zwrotnej na organizację. Aż 94 proc. respondentów uważa, że dla kandydatów wartościowa jest informacja o tym, że nie są już brani pod uwagę, a 96 proc. - że kandydat woli odpowiedź o odrzuceniu od żadnej odpowiedzi. Brak dostrzegalnej wartości feedbacku częściej zgłaszają najmniejsze firmy, które prowadzą rekrutacje na najmniejszą skalę.

Sprawdź również książkę: [E-book] Kodeks pracy. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ] >>

Partnerska relacja

Rekruterzy zgadzają się, że przekazywanie kandydatom feedbacku to istotny element w budowaniu wizerunku pracodawcy. Wysoki poziom świadomości na ten temat obserwuje się we wszystkich firmach, jednak wzrasta on wraz z wielkością organizacji i jej praktykami w zakresie udzielania informacji zwrotnej. Najwyższe wyniki dotyczą firm, które konsekwentnie informują wszystkich kandydatów o wynikach rekrutacji. 

Zobacz też procedurę: Przygotowanie i przeprowadzenie procesu zewnętrznej rekrutacji kandydatów na pracowników >

Z badania wynika, że aż 9 na 10 Polek i Polaków dzieli się swoimi doświadczeniami rekrutacyjnymi z rodziną lub znajomymi. 38 proc. badanych deklaruje, że zdarzało im się wręcz zniechęcać inne osoby do aplikowania do firmy, w której mieli negatywne doświadczenia rekrutacyjne. 

- Jak wynika z naszego badania rekruterzy wiedzą, że kandydaci dzielą się swoimi doświadczeniami z rekrutacji z bliskimi,  a negatywne opinie od zaufanych osób mogą znacząco wpłynąć na postrzeganie pracodawcy. Jeden niezadowolony kandydat może zniechęcić wielu innych, co zwiększa problem i może w niektórych branżach skutkować trudnościami rekrutacyjnymi. Poza tym przekazywanie kandydatom informacji na temat statusu ich aplikacji sprzyja budowaniu partnerskiej relacji. Obecnie równo połowa firm uważa relację na linii rekruter-kandydat za równą, bez przewagi dla żadnej ze stron, wynika z naszego badania. Warto dbać o zachowanie tego statusu, szczególnie wobec dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej i na rynku pracy – podkreśla Konstancja Zyzik, ekspertka ds. rekrutacji i rozwoju talentów w Pracuj.pl.

Ponad 80 proc. firm rozumie, że złe doświadczenia rekrutacyjne nie tylko zniechęcają potencjalnych kandydatów, ale mogą również wpłynąć na decyzje konsumenckie, negatywnie oddziałując na inne obszary działalności. Z tego powodu inwestowanie w pozytywne doświadczenia kandydatów jest kluczowe nie tylko dla skutecznej rekrutacji, ale także dla szerszego sukcesu biznesowego.

Jeśli chodzi o korzyści z przekazywania informacji zwrotnej kandydatom, to najczęściej wskazywana jest poprawa wizerunku firmy (78 proc. wszystkich zbadanych firm aż 95 proc. wśród firm, które zawsze udzielają feedbacku). Na drugim miejscu plasują się zachęcanie kandydatów do ponownego aplikowania oraz budowanie długoterminowych relacji z kandydatami (52 proc.). Feedback ma także pozytywny wpływ na jakość przyszłych aplikacji i zwiększa zaangażowanie kandydatów.

Sprawdź też w LEX: Czy podczas rekrutacji w dokumentach powinna znajdować się zgoda kandydata do pracy na wykonanie badania kontrolnego alkomatem? >

Informacja zwrotna stanowi również cenne narzędzie do pozyskiwania danych do wewnętrznych analiz i usprawniania procesów rekrutacyjnych. W firmach, które konsekwentnie udzielają feedbacku wszystkim kandydatom, odsetek dostrzegających te korzyści jest wyższy niż w ogólnej grupie badanych, co podkreśla znaczenie regularnego udzielania informacji zwrotnej.

Warto także zwrócić uwagę na niski odsetek firm, które nie dostrzegają żadnych korzyści z przekazywania feedbacku kandydatom. Wśród organizacji, które zawsze udzielają informacji zwrotnej, ten odsetek jest znacznie niższy niż w ogólnej grupie respondentów. 

Z danych wprost wynika więc, że feedback w procesach rekrutacyjnych jest kluczowy, bowiem spełnia oczekiwania kandydatów dotyczące transparentności i szacunku. Badanie Pracuj.pl pokazało, że udzielanie informacji zwrotnej wspiera pozytywny wizerunek firmy, zwiększa zaufanie i buduje lojalność. Badanie o statusach aplikacji zostało przeprowadzone w czerwcu 2024 roku przez Zymetrię na zlecenie serwisu Pracuj.pl. Pomiar wykonano metodą CAWI na próbie 1500 Polaków, mężczyzn w wieku 18-62 lata i kobiet w wieku 18-57 lat. Różnica wiekowa wynikała z różnic kobiet i mężczyzn w wieku przechodzenia na emeryturę, a do badania zaproszono osoby, którym do wieku emerytalnego zostało co najmniej 3 lata. Próba ogólnokrajowa, reprezentatywna dla grupy docelowej pod względem kluczowych danych demograficznych. 

Zapraszamy na szkolenie online: Tworzenie rejestru czynności przetwarzania oraz analiza ryzyka na przykładzie procesu rekrutacji - warsztaty online > 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.