Akta pracownicze będą przechowywane tylko przez 10 lat

Rząd przyjął we wtorek projekt 3 ważnych zmian w Kodeksie pracy. Zaproponowano w nim skrócenie z 50 do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych. Projekt przewiduje również możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. To dobre rozwiązania, które pozwolą na oszczędności – komentują zaproponowane rozwiązania eksperci.

Elektronizacja akt pracowniczych - potrzeba naszych czasów

Obecnie przepisy nie przewidują możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Przygotowany przez resort rozwoju projekt zakłada, że wybór formy będzie należał do pracodawcy. Przepisy mają się zmienić z dniem 1 stycznia 2019 r.

Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP podkreśla, że mimo braku regulacji, już teraz w niektórych firmach, w związku z powszechną cyfryzacją, jest to praktykowane. Stosuje się w nich jednocześnie obie formy – tradycyjną papierową oraz elektroniczną. Jednostki zajmujące się sprawami kadrowo-płacowymi pracują na dokumentach w wersji elektronicznej, a forma papierowa jest zachowana do celów dowodowych i na wypadek kontroli ze strony PIP.

Ekspert Pracodawców RP zaznacza, że zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. To zaś spowoduje, że stosowanie formy elektronicznej może nie być powszechne.

Ministerstwo Rozwoju przekonuje, że digitalizacja dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wpłynie na: przyśpieszenie procesu opracowania dokumentów, skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawę jakości dokumentacji, ponieważ nie występuje proces zużywania oraz redukcję kosztów przechowywania. 

Pół wieku archiwizacji akt ewenementem na skalę europejską

W projekcie przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy, dialogu i spraw społecznych Konfederacji Lewiatan zwraca uwagę, że skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych spowoduje znaczące zmniejszenie obciążeń i kosztów pracodawców. Na tle innych krajów Unii Europejskiej w Polsce mamy do czynienia z bardzo długim, bo 50-letnim, obowiązkiem przechowywania, archiwizowania akt pracowniczych przez pracodawców w formie papierowej. Dlatego dobrze się stało, że ten stan rzeczy ulegnie zmianie.

Obowiązek półwiecznej archiwizacji to absurd i biurokratyczny koszmar – komentuje zaproponowane zmiany Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP. Tak długi okres archiwizacji jest ewenementem na skalę europejską – funkcjonuje on jedynie w Polsce. Przykładowo w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech i Finlandii – 10 lat, a w Danii – 5 lat. Odejście od 50—letniej archiwizacji jest zatem jak najbardziej uzasadnione i konieczne. Ważne jest to, że krótszy okres archiwizacji ma być powiązany z obowiązkiem po stronie pracodawcy przekazywania do ZUS comiesięcznych raportów informacyjnych. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia będzie formą preferowaną

Po zmianie przepisów nie będzie już potrzebna specjalna zgoda pracownika na przelew pensji na konto. To właśnie bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia będzie formą preferowaną, ale tym, którzy wolą odebrać gotówkę w kasie, pozostawiono taką możliwość. Wybór będzie należał do pracownika. Czytaj więcej na ten temat >>

Pracodawcy RP zwracają jednocześnie uwagę na to, że ostatecznie z projektu usunięto wcześniejsze propozycje dotyczące elektronicznej komunikacji z pracownikiem. Zgodnie z nimi dokumenty takie jak np. świadectwo pracy, ewidencja czasu pracy czy wnioski urlopowe pracowników mogłyby mieć postać elektroniczną. Dzięki takim zmianom przepisy byłyby bardziej dostosowane do rzeczywistości, ponieważ komunikacja z pracownikiem zazwyczaj i tak odbywa się za pośrednictwem e-maila, a nie wymiany pism - z tych zmian jednak ostatecznie zrezygnowano.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją trafi teraz do Sejmu. Nowe regulacje mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.