ZUS nie może zaskakiwać przedsiębiorcy kontrolą

Zanim inspektor ZUSpojawi się z kontrolą u przedsiębiorcy, powinien wcześniejgo o tym uprzedzić i określić, jakie dokumenty ma przygotować do sprawdzenia, czytamy wKompasie Księgowo-Kadrowym.

Procedury związane z różnorodnymi kontrolami dotyczącymi segmentu małych i średnich przedsiębiorców zawiera ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.) - dalej u.s.d.g. Art. 77 i następne u.s.d.g. chronią przedsiębiorców przed niezapowiedzianym kontrolami. Biznesmeni muszą pamiętać, że ZUS może go odwiedzić za wcześniejszym uprzedzeniem lub podczas kontroli interwencyjnej.

Czytaj: Pracodawca może przygotować się do kontroli ZUS w firmie

 

Zasadniczo, każda kontrola, ZUS-owska czy podatkowa nie może rozpocząć się wcześniej niż przed upływem 7 dni od odebrania przez przedsiębiorcę zawiadomienia w tej sprawie. Takie zawiadomienie zawiera także jej zakres, np. okres, za który będzie sprawdzana prawidłowość opłacenia składek. Jeśli jednak przedsiębiorca nie odbiera pism, wtedy ZUS nie musi go zawiadamiać o kontroli.

Zanim inspektor przystąpi do czynności powinien się wylegitymować i przedstawić stosowne upoważnienie. Zawiera ono m. in. zakres dokumentów do sprawdzenia i czas trwania kontroli.

Jeśli sam przedsiębiorca nie może być przy czynnościach, to musi wskazać swojego reprezentanta. Jeśli obydwaj nie będą obecni, urzędnik nie rozpocznie kontroli.

W każdym wypadku, zanim rozpocznie się sprawdzanie, urzędnik musi poinformować przedsiębiorców o przysługujących im prawach.

Przepisy u.s.d.g. limitują czas trwania kontroli w zależności od liczby zatrudnianych pracowników czy rozmiarów prowadzonej działalności. Dlatego ważne, by przedsiębiorca zwrócił uwagę na datę jej rozpoczęcia określoną w upoważnieniu. Nie może się ona przeciągnąć dłużej niż - w przypadku mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych, małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych, średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych, pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Do obowiązków przedsiębiorcy należy zapewnienie oddzielnego pomieszczenia, w którym będzie urzędował inspektor. Jeśli nie da się go wygospodarować, to kontrola może być przeprowadzona w ZUS nawet bez zgody przedsiębiorcy.

Po zakończeniu czynności sporządza się protokół i załączniki do niego. Wynika z nich wysokość niedopłat lub nadpłat na poszczególne ubezpieczenia. Zgodnie z art. 91 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Natomiast inspektor musi rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń w pierwszej kolejności płatnik składek w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących.

 

ZUS wydaje decyzję w razie niewywiązania się z nałożonego obowiązku przez płatnika składek. Ma na to 2 miesiące czasu od zakończenia kontroli. Płatnik składek na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 1 u.s.u.s. jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.