Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dla większości dokumentów wymagane jest zachowanie formy pisemnej.
Akta osobowe i płacowe są dokumentacją tzw. niearchiwalną i posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania (50 lat), po upływie którego są brakowane (niszczone). Okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje natomiast, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.
Szacuje się, że łączne roczne koszty administracyjne u przedsiębiorców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln zł.
By zmniejszyć te obciążenia, MG i MPiPS proponują wprowadzenie trzech okresów przechowywania dokumentów zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych. Zależnie od kwalifikacji dokumenty mogłyby być niszczone po zakończeniu zatrudnienia, po 5 latach oraz po 50 latach. Projekt zakłada opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów, które trzeba będzie przechowywać przez czas zatrudnienia i przez 50 lat. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia.
Więcej na temat projektu zmian przeczytasz na www.kadry.abc.com.pl