Proces zamknięcia księgi można podzielić na pewne etapy, których wykonywanie w porządku chronologicznym będzie skutkowało zamknięciem księgi.

1. Podsumowanie zapisów w poszczególnych kolumnach księgi

W trakcie roku podatnicy mogą stosować jedną z dwóch metod podsumowywania zapisów w księdze.

Pierwsza metoda polega na tym, że po zakończeniu miesiąca podatnik podkreśla wpisy dokonane w danym miesiącu, a dane z kolumn 7–15 sumuje. Wynikłe z podsumowania kwoty także należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Druga metoda polega na sumowaniu tylko zapisów danego miesiąca. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

Z powyższego wynika, że tylko podatnicy stosujący w trakcie roku drugą metodę sumowania zapisów w PKPiR mają obowiązek sporządzenia zestawienia rocznego.

Należy podkreślić, że w chwili obecnej programy do prowadzenia księgi zawierają opcję sumowania miesięcznego i narastającego, więc zestawienie roczne jest w tym przypadku nieobowiązkowe.

 

Uwaga! Podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Konieczność rozliczenia się z fiskusem obliguje podatnika do sporządzenia zestawienia rocznego (jego ostatecznej wersji) w PKPiR.

W praktyce podatnicy często zamykają księgę wcześniej – do 20 stycznia muszą bowiem zapłacić zaliczkę za grudzień, chyba że wcześniej złożą zeznanie roczne. Nawet jednak w takim wypadku terminem ostatecznego rozliczenia jest 30 kwietnia.

 

2. Sporządzenie spisu z natury

Podatnicy są obowiązani do sporządzenia spisu z natury w sposób staranny i trwały oraz wpisania do księgi na koniec każdego roku podatkowego:

  • towarów handlowych
  • materiałów (surowców) podstawowych
  • materiałów pomocniczych
  • półwyrobów
  • produkcji w toku
  • wyrobów gotowych
  • braków
  • odpadów

 

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika.

 

W jaki sposób stwierdzić, czy dany wydatek stanowi zakup materiału (kolumna 10 księgi), czy też jest to pozostały wydatek (kol. 13 księgi)?

Uwaga! Materiały muszą stawać się substancją gotowego wyrobu lub oddawać mu swoje wątpliwości. Tymczasem przykładowo ryza papieru nie oddaje swoich właściwości napisanej na niej opinii, a tym samym koszt zakupu stanowi pozostały wydatek i nie jest wykazywany w spisie z natury.

 

2.1. Dane, które powinien zawierać spis z natury:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem,
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 r.p.k.p.r., ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”,
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Uwaga! Obligatoryjny charakter przeprowadzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego przez wszystkich przedsiębiorców prowadzących PKPiR powoduje, że o jego sporządzeniu nie trzeba powiadamiać naczelnika urzędu skarbowego  oraz nie trzeba do organu podatkowego dostarczyć jego kopii. Spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia jest równocześnie spisem na dzień 1 stycznia, czyli spisem początkowym kolejnego roku podatkowego.

 

2.2. Wycena spisu z natury

Wyceny spisu z natury należy dokonać najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Ustalenie jego wartości powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu 14 stycznia następnego roku. Sposób wyceny składników majątku objętych spisem z natury wygląda następująco:

  • materiały i towary handlowe – według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia
  • półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji – według kosztów wytworzenia
  • odpady użytkowe , które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową – według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania
  • niesprzedane wartości dewizowe – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy
  • wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej
  • produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej – według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej
  • produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury – według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt

 

Uwaga! W przypadku, gdy podatnik przyjmie wycenę towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, np. z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

 

2.3. Wpisanie spisu z natury

Teoretycznie to podatnik decyduje, w jaki sposób wartość spisu zostanie umieszczona w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Można to zrobić na dwa sposoby:

  1. jedną pozycją w formie zbiorczego zapisu – wówczas spis z natury należy przechowywać łącznie z księgą, lub
  2. według poszczególnych rodzajów jego składników – jako szczegółowy wykaz wszystkich składników majątku objętych tym spisem.

Uwaga! W praktyce przyjęła się zasada wykazywania wartości spisu z natury w kolumnie 10. Nawet, jeśli wartość spisu wynosi „zero", należy odnotować ten fakt w PKPiR.

3. Ustalenie dochodu (straty) osiągniętego z pozarolniczej działalności gospodarczej w roku podatkowym

Po ustaleniu kwoty rocznych obrotów w poszczególnych kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz wpisaniu wartości spisu z natury podatnik może przystąpić do ustalenia wartości osiągniętego w roku podatkowym dochodu (straty). W tym celu należy na oddzielnej stronie księgi:

  1. ustalić wartość przychodu osiągniętego w roku podatkowym,
  2. ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania tego przychodu,
  3. ustalić różnicę pomiędzy przychodem a kosztami jego uzyskania.

Wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym to nic innego jak wartość obrotów kolumny 9 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

 

Aby ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu należy:

  1. do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
  2. kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 15 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10).

Wartość osiągniętego przychodu pomniejszona o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania tego przychodu stanowi kwotę dochodu (straty) osiągniętego w roku podatkowym.

 

Uwaga! Podatkową księgi przychodów i rozchodów a także związane z jej prowadzeniem dokumenty, należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe – co do zasady – przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.