Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zgodnie z art. 163 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopu – a jest to możliwe w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa albo gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę – wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 k.p. (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zdaniem Sądu Najwyższego w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie.
Nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art.168 k.p. w większości przypadków (poza przypadkami losowymi, np. chorobą pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny.