Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 16 kolumn. Jej wzór określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r. 

1. Kolumna 2 „Data zdarzenia gospodarczego"

Kolumna 2 „Data zdarzenia gospodarczego", chociaż z pozoru wydaje się być prosta do wypełnienia, to jednak jest przyczyną ciągłych wątpliwości interpretacyjnych i problemów praktycznych. Dane wykazane w tej kolumnie wpływają na określenie daty powstania obowiązku podatkowego od uzyskanych przychodów oraz na datę rozliczenia dla celów podatku dochodowego poniesionych wydatków. Błędne określenie tych dat w konsekwencji wpływa na źle określoną w danym okresie rozliczeniowym podstawę opodatkowania, w a efekcie na błędny wymiar zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z załącznikiem do r.p.k.p.r. „Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów" w kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).
2. Kolumna 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług"
Kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.
Przychody ze sprzedaży towarów i usług dokumentowane mogą być różnymi dowodami księgowymi. Najczęściej zapisy dokonywane są na podstawie faktur bądź rachunków, ewidencji sprzedaży, dowodów wewnętrznych, dobowych raportów fiskalnych, miesięcznych raportów fiskalnych, miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb VAT.
Wymienione wyżej dokumenty wystawiane są w różnych datach np. dowód wewnętrzny wystawiany jest na koniec dnia, w którym miało miejsce uzyskanie przychodów. Faktura, co do zasady może być wystawiona do 7 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Rachunek może zostać sporządzony nawet w terminie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Z kolei, raport fiskalny okresowy (miesięczny) może być wydrukowany 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła sprzedaż.
W celu prawidłowego dokonania zapisu w księdze podatnicy muszą stosować się do regulacji art. 14 ust. 1 -1i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f.
Przepisy rozporządzenia w § 19. ust. 2 stanowią, że zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
W ten sposób, z całą pewnością, powinny być zaewidencjonowane dowody wewnętrzne sprzedaży, które dokumentują sprzedaż bezrachunkową. Po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym należy także ewidencjonować sprzedaż, jeżeli przedsiębiorca dokumentuje przychód na podstawie raportów fiskalnych dobowych. Sprzedaż, bezrachunkową lub ewidencjonowaną za pomocą kasy rejestrującej można też ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jednym wpisem bez konieczności ewidencjonowania sprzedaży za każdy dzień. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, to suma miesięcznych przychodów wynikających z tej ewidencji powinna być ujęta w księdze zgodnie z regulacjami § 19 ust. 6 r.p.k.p.r. w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Wpis, zatem powinien być wprowadzony do księgi ostatniego dnia każdego miesiąca. Od wskazanej regulacji ustawodawca jednak przewidział pewne zastrzeżenie w § 30 ust. 3 r.p.k.p.r. Jeżeli bowiem, podatnik prowadzi ewidencje sprzedaży to wpisy do księgi dotyczące przychodów mogą być ujmowane po zakończonym miesiącu księgowym lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pomimo, że wpis w takiej sytuacji fizycznie dokonywany jest np. 15 czerwca, to w kolumnie 2 podatkowej księgi powinna być podana data ostatniego dnia miesiąca maja, czyli miesiąca, którego sprzedaż dotyczy. Podobnie jest, jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej a przedsiębiorca dokonuje wpisu do księgi na podstawie raportów miesięcznych. Tak stanowią regulacje § 20 ust. 2 r.p.k.p.r. Tzw. jednym wpisem można ujmować w księdze wartość przychodów ewidencjonowaną z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających ewidencji VAT. W takiej sytuacji na podstawie § 21 ust. 1 r.p.k.p.r zapisy w księdze mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą.
O wiele bardziej problematyczne jest ujmowanie sprzedaży towarów i usług na podstawie wystawionego rachunku bądź faktury sprzedaży. Zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:
– datę wystawienia,
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży.
Przepisy art. 14 ust. 1c u.p.d.o.f. stanowią, że za datę powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się, co do zasady dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
1) wystawienia faktury albo
2) uregulowania należności.
W art. 14 ust. 1e u.p.d.o.f. dodatkowo unormowano, że jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.
Regulacje art. 14 ust. 1 u.p.d.o.f. budzą pewne wątpliwości interpretacyjne, powstaje, bowiem pytanie, w jakiej dacie ująć przychód w sytuacji, gdy inna jest data dostawy towaru/ wykonania usługi a inna data wystawienia faktury. W takim przypadku przychód należy zaewidencjonować w dacie zdarzenia, które miało miejsce najwcześniej.
1) przychód powinien być zaksięgowany w dacie wydania rzeczy (dokonania dostawy towaru) lub wykonania usługi (jeżeli czynność ta występuje jako pierwsza) – tj. po tym dniu ma miejsce wystawienie faktury (rachunku) oraz uregulowanie należności,
2) przychód powinien być zaksięgowany w dacie wystawienia dokumentu sprzedaży tj. jeżeli faktura (rachunek) zostały wystawione przed dniem wydania lub wykonania usługi oraz przed dniem uregulowania należności,
3) przychód powinien być zaksięgowany z chwilą otrzymania zapłaty (pod warunkiem, że jest to płatność z góry a nie otrzymana zaliczka czy zadatek, itp) tj. jeżeli po przyjęciu zapłaty ma miejsce wydanie rzeczy lub wykonanie usługi oraz wystawienie faktury (rachunku).
Przykład
Przedsiębiorca prowadzi firmę w zakresie organizacji imprez turystycznych. W ramach tej działalności, przy pomocy kasy fiskalnej ewidencjonuje wpłaty otrzymane od swoich klientów. W przypadku, gdy moment uzyskania przychodu (data otrzymania zapłaty, wykonania usługi, bądź wydania rzeczy) nastąpi we wcześniejszym okresie rozliczeniowym niż jego zaewidencjonowanie na kasie rejestrującej (z której raporty stanowią podstawę wpisu w księdze), technicznego zapisu tych przychodów należy dokonać w okresie, w którym dokonano jego ewidencji na kasie rejestrującej. Dla ustalenia prawidłowej wysokości zaliczki na podatek ich wartość należy uwzględnić w rozliczeniu za okres, w którym nastąpił moment uzyskania przychodu. Załóżmy, że przedsiębiorca dokonuje zapisów w księdze na podstawie raportów dobowych. Dnia 31 maja dokonał sprzedaży usługi a raport ją dokumentujący sporządził z dniem 1 czerwca. W kolumnie 2 podatkowej księgi powinna być podana data 31 maja br.
Przykład pochodzi z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 kwietnia 2012 r., IBPBI/1/415-489/12/KB
Przykład
Firma zajmuje się świadczeniem usług spedycyjnych tj. organizowaniu przewozów towaru. Firma rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów stosując metodę memoriałową. Daty wykonania usługi, wystawienia faktury oraz uregulowania zapłaty są różne. Wpisy do księgi powinny być dokonane:
– faktura wystawiona została wcześniej niż usługa została faktycznie wykonana – w dacie wystawienia faktury,
– usługa została wykonana wcześniej, a dopiero później została wystawiona faktura – w dacie faktycznego wykonania usługi,
– usługa została wykonana w jednym miesiącu, a faktura wystawiona w kolejnym miesiącu – w miesiącu, w którym faktycznie została wykonana usługa, bez względu na datę faktury.
Załóżmy, że rozładunek towaru miał miejsce 15 czerwca br. Usługa została udokumentowana fakturą wystawioną dnia 5 czerwca, a zapłata za usługę została zrealizowana dnia 20 czerwca. W kolumnie 2 jako datę zdarzenia gospodarczego należy wskazać datę 5 czerwca br.
Przykład pochodzi z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 lutego 2012 r., ILPB1/415-1305/11-2/AG.
Datą księgowania przychodu za wykonane usługi ciągłe rozliczane w okresach rozliczeniowych np. miesięcznych powinien być ostatni dzień przyjętego przez strony okresu rozliczeniowego np. faktura za stałą obsługę prawną wystawiana jest z dniem 7 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni np. 7 czerwca. Jako data wykonania usługi w treści faktury widnieje zapis „maj 2013". Usługę należy zaewidencjonować z dniem 31 maja 2013 r.
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy