Odpowiedź: podatnik będzie mógł zaliczyć wydatki na najem i media do kosztów uzyskania przychodu, o ile podatnik przebywa w miejscowość, w której zlokalizowane jest wynajmowane mieszkanie (i jednocześnie miejsce położenia pensjonatu) jedynie czasowo.
Uzasadnienie: zgodnie z zasada ogólną wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Nie ulega wątpliwości fakt, że wydatki na wynajem mieszkania w miejscowości świadczenia usług innej aniżeli miejsce zamieszkania i tzw. media dotyczące tego lokalu nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Powyższe oznacza, że ww. wydatki mogą być uznane do kosztów podatkowych, o ile wykazują – bezpośredni lub pośredni – związek z przychodami, a ich poniesienie jest racjonalnie uzasadnione. W praktyce oznacza to, że należy określić, czy kwoty płacone za wynajęcie mieszkania i dotyczące go media są poniesione w celu uzyskania przychodu firmy, czy też są to wydatki o charakterze osobistym. Kwestia ta jest różnie oceniana przez organa podatkowe.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 3 października 2011 r., IPPB1/415-708/11-2/MS, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego czy uzyskują przychody z tytułu działalności gospodarczej, czy też takich przychodów nie uzyskują. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie, na własne potrzeby odpowiednich warunków mieszkaniowych.
Również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 11 stycznia 2010 r., ITPB1/415-853/09/TK uznał, że wydatki na najem podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jak argumentował organ podatkowy, podatnik podejmując się wykonywania usług w określonym miejscu musi liczyć z faktem oddalenia miejsca zamieszkania od miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Poza tym zaznaczono, że podatnik nie będzie wykonywał zleconych usług incydentalnie np. w związku z wykonaniem konkretnego zlecenia, czy też kontraktu, lecz będzie to jego podstawowa i jedyna działalność wykonywana na ściśle określonym terenie. Ponadto wszelkie czynności związane z działalnością podatnik będzie wykonywał poza najmowanym miejscem zamieszkania. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że wynajmowane mieszkanie będzie służyło tylko i wyłącznie zaspokojeniu osobistych potrzeb mieszkaniowych podatnika, a to oznacza, że wydatki z tym związane nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej.
Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 7 marca 2012 r., ITPB1/415-1283/11/AK zgodził się z podatnikiem, że w sytuacji gdy miejscem zamieszkania przedsiębiorcy jest miejscowość znajdująca się w innym województwie niż miejscowość, której podatnik świadczy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługi, wydatki z tytułu wynajmu i używania mieszkania w miejscu świadczenia tych usług, będą mogły w okresie świadczenia tych usług stanowić koszty uzyskania przychodów. Organ podatkowy przyznał rację podatnikowi, że ww. wydatki mają swoje racjonalne uzasadnienie, gdyż wynajmując mieszkanie podatnik ponosi niższe koszty niż w przypadku gdyby zdecydował się na przykład na codziennie podróże z miejsca zamieszkania do miejsca świadczenia usług czy też pobyt w hotelu.
Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z dnia 12 sierpnia 2011 r., IBPBI/1/415-501/11/BK. Interpretacja ta dotyczyła przedsiębiorcy, którego działalność polega na prowadzeniu, na podstawie umowy agencyjnej, kawiarni w miejscowości znajdującej się w innej miejscowości (i w innym województwie) aniżeli miejsce zamieszkania podatnika i siedziba jego firmy.
W mojej ocenie w analizowanym stanie faktycznym podatnik będzie mógł zaliczyć wydatki na najem i media do kosztów uzyskania przychodu, o ile podatnik przebywa w miejscowość, w której zlokalizowane jest wynajmowane mieszkanie (i jednocześnie miejsce położenia pensjonatu) jedynie czasowo, tj. na okres świadczenia usług i że faktyczne miejsce zamieszkania znajduje się w Łodzi. Przy czym pod pojęciem miejsca zamieszkania należy rozumieć miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. W przypadku natomiast, gdy w związku ze świadczeniem usług zarządzania pensjonatem podatnik przeprowadził się do miejscowości jego położenia, wydatki na wynajem i media uznać należy za poniesione w calach osobistych, a to oznacza, że nie mogą one być uznane za koszt podatkowy.
 
Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu działalności gospodarczej i podatków znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym