Wydatek na hotel pracownika w kosztach podatkowych

Faktura za nocleg pracownika powinna zostać ujęta w kosztach po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie. Zapłata za wystawione w walucie obcej faktury, mimo iż Wnioskodawca dysponuje jedynie złotówkami, następuje w rzeczywistości w walucie obcej - tłumaczy Małgorzata Niedźwiedzka, ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową i został mu wypłacona zaliczka w walucie obcej, poniesione przez pracownika koszty zostały rozliczone w walucie. Pracownik przedstawił fakturę walutową za hotel, który został zarezerwowany 4 miesiące wcześniej i opłacony karta prywatną właściciela firmy jednoosobowej. Kwota została ujęta w złotówkach, ponieważ w takiej walucie została poniesiona.

 

Jak ująć w kosztach podatkowych wydatek za hotel pracownika, wg kosztu poniesionego kartą w złotówkach?

 

Czy wydatek ten należy przeliczyć na złote wg kursu z dnia poprzedzającego poniesienia kosztu, czyli z dnia poprzedzającego zapłatę kartą prywatą właściciela, a różnice w złotówkach ująć w koszty niepodatkowe?

 

Odpowiedź

Faktura za nocleg pracownika w podróży służbowej, zapłacona z konta właściciela, powinna zostać ujęta w kosztach po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie. Jeżeli z wyciągu bankowego właściciela będzie wynikało, że bank dokonując zapłaty przeliczył walutę na złotówki, pomiędzy kwotą zapłaty a wartością faktury powstaną różnice kursowe.

 

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 24c ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., różnice kursowe powstają, jeżeli wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski różni się od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia. Za koszt poniesiony, o którym mowa w przepisach o wyliczaniu różnic kursowych, uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a za dzień zapłaty -dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności. Fakt, że zapłaty dokonano z prywatnego konta osoby prowadzącej działalność nie ma znaczenia dla możliwości ustalenia różnic kursowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w z 23.03.2010 r., IBPBI/1/415-110/10/KB, wyjaśnił:

 

"Żaden przepis ww. ustawy nie uzależnia powstania różnic kursowych od wpływu wartości pieniężnych bądź dokonania zapłaty za faktury z firmowego rachunku bankowego. Jedynym warunkiem powstania tych różnic jest związek transakcji z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą (powstanie przychodu lub kosztu z tej działalności) oraz wyrażenie powstałego przychodu bądź kosztu i jego uregulowanie w walucie obcej.

 

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, w ramach której wystawia oraz otrzymuje faktury wyrażone w walucie obcej.

 

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż w przypadku gdy zapłata za ww. faktury zostanie dokonana bądź otrzymana w walucie obcej, mogą powstać podatkowe różnice kursowe, o których mowa w art. 24c ww. ustawy. Różnice te powstaną niezależnie od faktu, z jakiego rachunku (firmowego czy prywatnego) zostaną dokonane płatności, bądź na który rachunek zostaną otrzymane."

 

Dla możliwości ustalenia podatkowych różnic kursowych ważne jest, czy zarówno faktura jak zapłata zostały dokonane w walucie. Fakt wypływu środków z konta złotówkowego nie oznacza jeszcze, że nie doszło do zapłaty w walucie. Jeżeli z wyciągu bankowego wynika, że bank dokonał zapłaty w walucie, de facto sprzedając tą walutę podatnikowi w celu realizacji zapłaty (w wyciągu musiałaby być w treści transakcji kwota walut lub kurs, po jakim bank dokonał przeliczenia), można ustalić różnice kursowe. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z 24.03.2010 r., IBPBI/1/415-16/10/KB, "W przypadku regulowania płatności wyrażonych w walucie obcej, za pośrednictwem konta złotówkowego, bank, z którego usług korzysta Wnioskodawca, w momencie realizacji transakcji dokonuje w istocie zakupu od kontrahenta Wnioskodawcy (w przypadku zapłaty za wystawione przez Wnioskodawcę faktury), bądź sprzedaży Wnioskodawcy (w przypadku zapłaty za otrzymane przez niego faktury) waluty obcej, po wskazanym przez bank kursie. W wyniku tak przeprowadzonych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje na konto złotówkowe wartość wpłaconej przez kontrahenta waluty obcej, bądź też jego rachunek zostaje obciążony wartością środków walutowych przelanych przez bank na konto kontrahenta. Zatem zapłata za wystawione w walucie obcej faktury, mimo iż Wnioskodawca dysponuje jedynie złotówkami, następuje w rzeczywistości w walucie obcej. Kontrahent Wnioskodawcy w celu zapłaty za wystawione przez niego faktury wpłaca bowiem do banku walutę obcą, bądź też otrzymuje tę walutę, w przypadku regulowania przez Wnioskodawcę faktur kosztowych. (...) w przypadku dokonywania wskazanych we wniosku transakcji za pośrednictwem konta złotówkowego mogą wystąpić podatkowe różnice kursowe, o których mowa w art. 24c ust. 2 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

 

Jeżeli zapłata została dokonana w złotówkach, dla celów podatkowych nie ustala się różnic między zapłatą a wartością faktury, przeliczoną po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie.