Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

 

Pracownik jest na urlopie bezpłatnym.
 
Czy należy dokonywać odpisów na ZFŚS za takiego pracownika?
 
Czy należy wliczać takiego pracownika do stanu zatrudnienia na potrzeby wpłat do PFRON?
 
 
Odpowiedź
Przepisy niestety nie regulują kwestii związanych z ZFŚS podczas urlopu bezpłatnego, wobec czego trudno jest dokonać obiektywnej oceny. Subiektywnie autor uznałby, że odpis na takiego pracownika powinien być robiony. Inaczej jest w zakresie PFRON – tu istnieje zapis ustawowy wyłączający niektórych pracowników na urlopach bezpłatnych.
 
Uzasadnienie
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9.09.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
 
Pracownik na urlopie bezpłatnym pozostaje pracownikiem. Co prawda zgodnie z art. 174 § 2 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy - dalej k.p., okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, ale wielkość odpisu na ZFŚS, to nie jest świadczenie na rzecz pracownika, ani uprawnienie pracownika – pracownik jest w tym przypadku jedynie "jednostką obliczeniową" pozwalającą na wyznaczenie wysokości kwot przekazywanych na ZFŚS. Tym samym wyłączenie to nie ma bezpośredniego zastosowania w przedstawionej sytuacji.
 
Powyższe powoduje, iż skoro pracownik na urlopie bezpłatnym pozostaje pracownikiem, to – zdaniem autora – należy go uwzględnić przy obliczaniu przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie dla celów ZFŚS.
 
Należy jednak zaznaczyć, iż można spotkać się także z poglądem odmiennym opierającym się na założeniu, że w trakcie urlopu bezpłatnego stosunek pracy ulega zawieszeniu (często używanym zwrotem jest "swoistemu zawieszeniu"), a w konsekwencji w omawianym okresie pracownik nie jest uprawniony do świadczeń z ZFŚS, ani nie jest liczony do stanu zatrudnienia w celu ustalenia odpisu. Pogląd ten ma jednak dość dużą wadę - brak przepisów wyraźnie regulujących tę kwestię (co nie zmienia faktu, że jest to pogląd bardziej logiczny). Opierając się na treści językowej przepisów na pracownika będącego na urlopie bezpłatnym należy naliczyć odpis na zwykłych zasadach – względy celowościowe wskazują jednak na coś innego. Dlatego najlepiej jest uregulować tę kwestię w postanowieniach regulaminu ZFŚS.
 
W zakresie PFRON sięgnąć należy do art. 21 ust. 5 pkt 6 ustawy z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zgodnie z którym do liczby pracowników stanowiących podstawą naliczania wpłat na PFRON, nie wlicza się osób:
 
1) niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz
 
2) osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Pracowników niespełniających powyższych warunków należy uwzględniać w liczbie pracowników stanowiącej podstawę naliczania wpłat na PFRON.