Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego:

Spółka jawna zwróciła się do biura o udostępnienie adresu na siedzibę spółki. Obecna siedziba została wypowiedziana ze względu na rozbiórkę budynków. Spółka prowadzi handel hurtowy. Zakupiony towar (WDT) jest bezpośrednio kierowany do magazynu odbiorcy. Spółka nie zatrudnia pracowników. Właściciel wszystkie czynności związane z handlem załatwia przez internet. Właściciel raz w miesiącu przyjeżdżał by do biura aby przekazać dokumenty i dokonać rozliczeń z biurem. Wszelka korespondencja do spółki odbierana byłaby przez biuro (siedzibę spółki).
Na jakiej zasadzie biuro księgowe może wynająć adres dla siedziby swojego klienta?
 
Odpowiedź
Jeżeli spółka ma mieć swoją siedzibę w lokalu biura rachunkowego winna zostać zawiązana umowa najmu, która sprecyzuje prawa i obowiązki stron a jednocześnie stworzy dla spółki tytuł prawny do lokalu.
 
Uzasadnienie
Nie jest wskazanym posługiwanie się adresem biura rachunkowego jako tzw. wirtualnym biurem spółki, które ma być siedzibą takiego podmiotu.
Skoro bowiem spółka jest podatnikiem VAT to należy, w szczególności, wziąć pod uwagę to, co jest siedzibą na potrzeby tej daniny. W praktyce bowiem organy podatkowe odmawiają rejestracji jako czynny podatnika VAT w przypadku gdy podany adres nie jest faktyczną siedzibą podatnika. Tutaj wprawdzie spółka już jest podatnikiem ale należy podkreślić, że od nowego roku, na podstawie znowelizowanego art. 96 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) organ podatkowy, bez zawiadomienia o tym podatnika, wykreśli go z rejestru m.in. wówczas gdy okaże się, że dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą.
Należy bowiem wziąć pod uwagę to, co wg regulacji dotyczących VAT jest siedzibą podatnika. Wprawdzie nasze krajowe regulacje tego nie normują ale art. 10 Rozporządzenia Wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.2011.77.1 ze zm.).
Według takiego (co prawda na użytek identyfikacji miejsca świadczenia ale jednak) "miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika" jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.  W celu ustalenia miejsca siedziby działalności gospodarczej  uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa.
W przypadku gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Uwaga! Sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika. Stąd właśnie, jeżeli w analizowanej sytuacji biuro firmy prowadzącej księgi spółki ma być jednocześnie miejscem jej siedziby to należy sporządzić umowę najmu, która sprecyzuje prawa i obowiązki stron, w tym zasady fizycznego i faktycznego korzystania z jednocześnie stworzy dla spółki tytuł prawny do lokalu i uzasadni twierdzenie, że pod tym adresem znajduje się siedziba spółki.