Pytanie
W 2013 r. jako spółka jawna podpisaliśmy umowę na dotację w ramach działania 8.2 na "Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B" POIG. Dotacja przeznaczona zostanie na utworzenie platformy umożliwiającej elektroniczną wymianę dokumentów handlowych i księgowych między firmą a jej partnerami. Dotacja przekazywana jest w formie zaliczek (zgodnie z harmonogramem zrealizowania projektu). Umowa przewiduje dofinansowanie w wysokości 70% kosztów netto kwalifikowanych na zakup środków trwałych, licencji, usług typu: analizy przygotowawcze i eksperckie, szkoleniowe, instalacyjne, informatyczne i wdrożeniowe. Pierwsza zaliczka wpłynęła w 2014 r., natomiast koszty kwalifikowane pojawiły się już w 2013 r. i były to koszty związane z przygotowaniem aplikacji o dotację. Koszty te w połowie były kosztami kwalifikowanymi i od tej połowy w 70% zostały zrefundowane w otrzymanej zaliczce w 2014 r.
Jak powinna wyglądać w takim razie ewidencja tej operacji czyli ujęcia w księgach kosztów związanych z przygotowaniem aplikacji o dotację?
Czy te koszty powinny być ujęte jako koszty usług obcych w momencie otrzymania faktury czyli w dacie poniesienia wydatku w całości w koszty podatkowe w 2013 r., a w 2014 r. w momencie otrzymania częściowej refundacji kwota refundacji powinna zostać odniesiona w pozostałe przychody operacyjne podlegające opodatkowaniu?