Ustalenie kilometrów na jazdy autami służbowymi w podziale na cele służbowe i prywatne nie jest konieczne

Od strony pracownika lub zleceniobiorcy powstanie przychód z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia oczywiście przy założeniu, że podatnicy będą używać pojazdów do celów prywatnych. W przypadku używania pojazdów wyłącznie do celów służbowych, nie dochodzi do świadczenia na rzecz podatnika, a tym samym nie uzyskuje on przysporzenia majątkowego - tłumaczy ekspertKompasu Księgowo-Kadrowego, Paweł Ziółkowski

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

 

Pracownicy zatrudnieni na etat i zleceniobiorcy z uwagi na specyfikę pracy (naprawy gwarancyjne u klientów) otrzymali samochody służbowe. Część tych osób będzie używało tych samochodów wyłącznie do celów służbowych a część zarówno do celów służbowych i prywatnych.

 

Czy w tym przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i czy konieczne jest ustalenie limitów km na jazdy służbowe i prywatne?

 

 

Odpowiedź

W przedstawionej sytuacji nie jest wymagana ewidencja przebiegu pojazdu i ustalanie kilometrów w podziale na jazdy służbowe i prywatne.

 

Uzasadnienie

Z pytania wynika, że pracownicy i zleceniobiorcy otrzymali samochody służbowe. Możemy więc założyć, że pojazdy stanowią środki trwałe pracodawcy. Tym samym nie jest wymagane prowadzenie ewidencji pojazdu co wynika z zapisów art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. lub art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

 

Od strony pracownika lub zleceniobiorcy powstanie przychód z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia – oczywiście przy założeniu, że podatnicy będą używać pojazdów do celów prywatnych. W przypadku używania pojazdów wyłącznie do celów służbowych, nie dochodzi do świadczenia na rzecz podatnika, a tym samym nie uzyskuje on przysporzenia majątkowego.

 

W myśl art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Na mocy zaś art. 12 ust. 2a-2c u.p.d.o.f. wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

 

1)

250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;

2)

400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.

 

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

 

Podkreślenia wymaga, że przepisy nie wymagają, aby pracownik prowadził ewidencję przebiegu pojazdu. Wysokość ryczałtowego przychodu została bowiem uzależniona wyłącznie od pojemności silnika – ilość przejechanych kilometrów jest bez znaczenia.

 

Przepis powyższy dotyczy niestety wyłącznie pracowników. Analogiczne zasady powinny być jednak stosowane w przypadku zleceniobiorców. Trudno byłoby bowiem zaakceptować twierdzenie, że to samo świadczenia u pracownika stanowi przychód o wartości np. 400 zł, a u zleceniobiorcy wartość przychodu jest inna.