Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego.
Czy obecnego pracownika etatowego (zatrudnionego na pełen etat na umowę o pracę) można zatrudnić na zastępstwo za pracownicę będącą w ciąży, przed jej porodem i rozpoczęciem korzystania z uprawnień rodzicielskich (urlop macierzyński)?
Jeśli nie, to czy możliwe jest zatrudnienie pracownika na umowę na czas określony, a następnie po umowie na czas określony zawarcie umowy na czas zastępstwa?
Czy umowa na zastępstwo wliczana jest do limitu umów o pracę zawartych z jednym pracownikiem?
Odpowiedź: umowę o pracę na zastępstwo zawiera się w razie, gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przy czym okres trwania umowy o pracę na zastępstwo obejmuje czas tej nieobecności. Umowa na zastępstwo stanowi szczególny rodzaj umowy na czas określony, która jest wyłączona z limitów zatrudnienia terminowego.
Czytaj: Umowa na zastępstwo - rozwiązaniem problemu usprawiedliwionej absencji
Uzasadnienie: umowa na zastępstwo jest szczególną odmianą umowy na czas określony. Jak wynika z art. 25 (1) § 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. umowa o pracę zawarta na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – jeżeli jej zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy – jest wyłączona spod limitów zatrudnienia terminowego. Oznacza to, że strony mogą zawrzeć dowolną liczbę takich umów, a mimo to nie nastąpi skutek w postaci przekształcenia stosunku pracy w bezterminowy. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 29 § 1 (1) k.p. w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 25 (1) § 4 pkt 1-3 k.p., lub w przypadku, o którym mowa w art. 25 (1) § 4 pkt 4 k.p., w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.
Umowę na zastępstwo zawiera się w razie, gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (co wynika wprost z powołanych wyżej przepisów), a zatem okres trwania umowy o pracę na zastępstwo obejmuje czas tej nieobecności. Umowa ta może więc trwać od pierwszego dnia usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika do ostatniego dnia takiej nieobecności. W doktrynie wskazuje się, że: „Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się w tym przypadku wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.” (M. Tomaszewska [w:] Baran K.W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz, LEX 2014, za wyd. SIP LEX). Jeśli intencją pracodawcy jest zatrudnianie pracownika przez krótki okres bezpośrednio przed planowanym rozpoczęciem umowy o pracę na czas zastępstwa (na przykład w związku z koniecznością wdrożenia pracownika w obowiązki osoby, co do której wiadomo, że będzie korzystała przez dłuższy okres z uprawnień rodzicielskich, jednak na chwilę obecną jest jeszcze obecna w pracy), rozważać można zawarcie "zwykłej" umowy o pracę na czas określony. Taka umowa będzie wliczana do limitów zatrudnienia terminowego określonych w art. 25 (1) § 1 k.p. na zasadach ogólnych.
