Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r. regulują w § 17 ust. 1, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Od wskazanej regulacji ustawodawca zastrzega, że zapis może być dokonany w terminie późniejszym ale nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (warunkiem jest prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy czym warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami).
Z tego względu, że towary mają być wpisane do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu ustawodawca dodatkowo w § 16 ust. 1 r.p.k.p.r. wymaga by otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, towarów handlowych było potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Co do zasady, podstawą ujęcia materiałów i towarów w księdze będzie otrzymana faktura lub rachunek. Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, wówczas brak faktury nie zwalnia z obowiązku ujęcia towaru w podatkowej księdze. W takiej sytuacji zapis w księdze dokonywany jest w dacie przyjęcia towaru na podstawie sporządzonego przez przedsiębiorcę szczegółowego opisu otrzymanego materiału (lub towaru handlowego) bądź specyfikacji towaru.
Przepisy rozporządzenia pozostają w pewnej sprzeczności z regulacjami u.p.d.o.f. w przedmiotowej sprawie. Ustawa w zupełnie odmienny sposób reguluje datę księgowania kosztu uzyskania przychodu.
Zasadniczo, data ujęcia kosztu uzależniona jest od metody ewidencjonowania kosztów. Podatnicy mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów stosując do ewidencji poniesionych wydatków jedną z dwóch przewidzianych przepisami prawa podatkowego metod:
– tzw. metodę memoriałową – określoną w art. 22 ust. 6 w związku z ust. 5–5c u.p.d.o.f. lub
– metodę uproszczoną (zwaną potocznie kasową) – wynikającą z art. 22 ust. 4 w związku z ust. 6b u.p.d.o.f.
Stosownie do treści art. 22 ust. 6b u.p.d.o.f. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W przypadku ewidencjonowania kosztów z zastosowaniem metody memoriałowej wydatki należy ujmować w księdze zgodnie z regulacjami art. 22 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 5d u.p.d.o.f. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Niemniej, sposób ujmowania zakupu towarów handlowych i materiałów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest taki sam zarówno, jeżeli podatnik stosuje metodę uproszczoną, jak i memoriałową.
Łączna analiza zapisów u.p.d.o.f. oraz przepisów wykonawczych budzi wątpliwości czy zakup towarów ma być zaksięgowany w księdze z datą otrzymania towarów, która odręcznie napisana jest na dokumencie zakupu przez przyjmującego towar, czy w dacie wystawienia faktury. Z interpretacji podatkowych wynika, że wpisu należy dokonać w dniu otrzymania towaru, ale z datą wystawienia dokumentu zakupu. Takie stanowisko zajął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 8 marca 2011 r., ITPB1/415-1157/10/DP oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 15 maja 2012 r., IBPBI/1/415-190/12/BK. W pismach czytamy, że zakup towarów handlowych, które zostały otrzymane wraz z fakturą w terminie późniejszym w stosunku do daty wystawienia faktury należy ująć w księdze w tym miesiącu, w którym wystawiona była faktura, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury, która jest także datą poniesienia kosztu. Gdy towar handlowy i faktura dokumentująca jego nabycie zostaną dostarczone podatnikowi w różnych miesiącach, wówczas w związku z brakiem, na koniec miesiąca, faktury potwierdzającej nabycie towaru, zapisu w prowadzonej księdze należy dokonać na podstawie sporządzonego opisu towaru lub specyfikacji dostawy, będących dowodem zakupu.
Przykład
Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów ewidencjonując koszty metodą uproszczoną. W czerwcu 2013 r. otrzymał dwie faktury wraz z towarem, na których data wystawienia jest wcześniejsza niż data dostawy tj.: w dniu 3 czerwca otrzymał towar wraz z fakturą wystawioną w dniu 29 maja br., a w dniu 21 czerwca 2013 r. wystawioną dnia 30 maja 2013 r.
Zapisu dotyczącego otrzymania towarów handlowych należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dniu otrzymania ww. towarów oraz faktury. Przy czym w kolumnie 2 prowadzonej księgi przychodów i rozchodów, jako datę zdarzenia gospodarczego należy wpisać datę wystawienia faktury. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem. Wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar i dokonano zapisu w księdze.
Przykład pochodzi z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 3 listopada 2010 r., ITPB1/415-777/10/AD
Przykład
Przedsiębiorca ewidencjonuje w księdze koszty wg metody uproszczonej. Firma sprowadza towary handlowe z Indii, transportem wodnym, którego koszt do granicy Polski pokrywa dostawca. Kontener z towarami wypłynął z Indii w listopadzie 2012 r., a do składu celnego w Polsce trafił w styczniu 2013 r. Urząd Celny wystawił dokument celny SAD z datą 3 stycznia 2013 r. Fakturę zakupu towarów od zagranicznego dostawcy wystawioną w dniu 30 listopada 2012 r. Spółka otrzymała w połowie grudnia 2012 r. Fakturę niezwłocznie odesłano do Urzędu Celnego, ponieważ była ona niezbędna do dokonania odprawy celnej. Do Firmy oryginał faktury wrócił wraz z dokumentami celnymi w styczniu 2013 r.
Księgowania zakupu towaru należy dokonać z datą wystawienia faktury, tj. 30 listopada 2012 r. Zapłacone cło należy zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie deklaracji celnej SAD, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia deklaracji, tj. 3 stycznia 2013.
Przykład pochodzi z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi dnia 4 czerwca 2012 r., IPTPB1/415-185/12-2/KSU
Koszty uboczne zakupu zwykle ujmowane są w tym samym dokumencie, który potwierdza zakup towarów bądź materiałów. Tego rodzaju wydatki np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, co do zasady ujmuje się w księdze w dacie wystawienia dokumentu.