Do sporządzania sprawozdań zobowiązany jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Sprawozdanie przedkłada się marszałkowi województwa oraz wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska właściwemu ze względu na obszar prowadzenia działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.
Główny Inspektor Ochrony Środowiska zwraca uwagę na konieczność terminowego składania sprawozdań do obu wskazanych powyżej organów. W przypadku jeżeli sprawozdanie zostanie przekazane (do jednego lub obu organów) po terminie tj. po 31 marca 2015 r., wojewódzki inspektor ochrony środowiska jest zobowiązany wymierzyć karę pieniężną w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia.
Sprawozdanie należy sporządzić rzetelnie i zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 15 maja 2012 r. w sprawie wzorów sprawozdań o odebranych odpadach komunalnych, odebranych nieczystościach ciekłych oraz realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi (Dz. U. poz. 630).