1. Data wystawienia
Data wystawienia może być podana w sposób dowolny (format jest nieistotny) – np. 13 czerwca 2012 r., 13 czerwca 2012 r., 2012-06-01 itp. - ważne, aby podany był dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury (data składa się bowiem z tych elementów).
Faktury wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
 
 
Wydłużenie terminu na wystawienie faktury spowodowało, że ustawodawca zrezygnował z faktur zbiorczych i miesięcznych - od początku 2014 r. praktycznie każda faktura może zbiorczo dokumentować transakcje na rzecz danego podmiotu dokonane w danym miesiącu lub w dowolnym krótszym okresie (np. w ciągu tygodnia).
W większości przypadków podatnicy nie czekają jednak do 15 dnia następnego miesiąca. Wystawienie faktury w takim terminie znajduje zastosowanie przede wszystkim w przypadku częstych transakcji między firmami.
Warto też zwrócić uwagę, że wystawienie faktury np. w ostatnim dniu terminu może stanowić duży problem dla biura rachunkowego - zostaje mu bardzo mało czasu na księgowanie. Stąd też księgowi wywierają presję na swoich klientów, żeby wcześniej wystawiali faktury.
W niektórych przypadkach obowiązują inne terminy wystawiania faktur - w przypadku:
1) usług budowlanych lub budowlano-montażowych - faktury wystawia się w terminie 30 dni od dnia wykonania usług.
2) dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) faktury wystawia się w terminie 60 dni od dnia wydania towarów (120 dni, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw).
3) drukowania książek (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług stanowiących import usług, faktury wystawia się w terminie 90 dni od dnia wykonania czynności.
4) opakowań fakturę wystawia się w terminie:
– 7 dni od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
– 60 dni od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Zasada ta świetnie będzie sprawdzać się np. w przypadku najmu. Pozwoli ona także ustalić jeden kurs waluty na 30 dni. Faktury wystawione przed sprzedażą mogą być problematyczne, gdy sprzedaż się opóźni i minie 30 dni od dnia wystawienia faktury - ustawodawca nie sprecyzował, co dzieje się w takiej sytuacji.
Przykład
Podatnik wystawił fakturę przed spodziewaną datą dostawy towaru. Z uwagi jednak na przedłużające się kompletowanie towarów, dostawa została dokonana dopiero 35 dnia, od daty wystawienia faktury. Jeżeli w międzyczasie (do 30 dnia od dnia wystawienia faktury) nabywca zapłacił za fakturę, to należy uznać, że po prostu była to faktura zaliczkowa. Jeżeli jednak nabywca nie dokonał wpłaty, mamy do czynienia z sytuacją patową. Faktura wystawiona na dłużej niż 30 dni przed terminem wywiera bowiem nieokreślone skutki prawne. Została ona wystawiona z naruszeniem przepisów, przed wymaganym terminem, więc może być ona uznana za tzw. pustą fakturę (fakturę nie dokumentującą rzeczywistej transakcji). Aby uniknąć wątpliwości sprzedawca powinien ją skorygować do zera (z powodu, że transakcja nie doszła do skutku w ciągu 30 dni) i wystawić nową fakturę.
W niektórych przypadkach można wystawić fakturę wcześniej, jeżeli zawiera ona informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Dotyczy to:
1) usług i dostaw, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,
2) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
3) świadczenia usług:
– telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
– usług związanych z nieczystościami, w tym uzdatniania wody, wywozu śmieci, zamiatania śmieci, odśnieżania itp.,
– najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
– ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
– stałej obsługi prawnej i biurowej,
– dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
– z wyjątkiem usług stanowiących import usług.
 
 
2. Kolejny numer faktury
Faktury muszą być ponumerowane w sposób pozwalający na identyfikację faktury. Podatnik musi zatem numerować je według określonego ciągu liczb, a ciąg ten musi być skonstruowany tak, by można było uszeregować faktury według kolejności.
Pamiętaj!
Możesz mieć dowolną ilość ciągów numerycznych (serii) np. stosować odrębne ciągi numeryczne dla każdego klienta lub dla każdego punktu sprzedaży.
Oprócz ciągów prostych (typu 1, 2, 3) można przyjąć ciągi ukryte, na podstawie których nie można odkryć liczby wystawionych faktur – np. poprzez przyjęcie za numer faktury daty jej wystawienia (pod warunkiem, że nie ma dwóch faktur wystawianych tego samego dnia) lub numerowania faktur np. co 3 (1, 4, 7, 10). Dodatkowo można rozpocząć numerację od dowolnej liczby – np. od 100 (ciąg faktur może więc wyglądać następująco: 100, 103, 106 itd.).
Ważne!
Bez względu na to, ile ciągów numerycznych stosujesz, powinieneś postępować konsekwentnie, przestrzegając stale narzuconej przez siebie kolejności – numer każdej faktury powinien wynikać logicznie z przyjętych zasad numerowania danego ciągu. Konsekwencja jest w szczególności wymagana w przypadku zmiany sposobu numerowania faktur.
Ustawodawca posługuje się pojęciem numeru faktury. Powoduje to, że podatnik powinien posługiwać się oznaczeniem składającym się z cyfr – litery mogą pełnić co najwyżej rolę pomocniczą, np. umożliwiać odróżnienie ciągów faktur od siebie. Nie jest natomiast dopuszczalne stosowanie samych oznaczeń literowych (np.: A, B, C), gdyż w tym wypadku faktura nie będzie posiadała numeru.
Zasadniczo faktury później wystawione powinny mieć wyższy numer. W niektórych przypadkach możliwe jest naruszenie tej zasady (np. jeżeli numerem faktury jest numer zamówienia), ale lepiej tego unikać.
 
 
3. Dane stron transakcji
Na fakturach konieczne jest podawanie danych pozwalających na identyfikację stron. Tym samym powinny się na nich znaleźć się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy (nie dotyczy faktur uproszczonych).
Pamiętaj!
W przypadku osób fizycznych ich firmą jest imię i nazwisko. Tym samym nie ma potrzeby dopisywania na fakturach dodatkowych oznaczeń (np. doradca podatkowy, czy zakład produkcyjny). Jeżeli jednak osoba fizyczna posługuje się - oprócz imienia i nazwiska, jakąś nazwą dodatkową, powinna być ona wymieniana na fakturze obok imienia i nazwiska - nie powinna natomiast zastępować tych danych.
W przypadku pozostałych podmiotów należy posługiwać się nazwą (firmą) danego podmiotu.
Przepisy nakazują także podawanie na fakturach adresów stron. W przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania, w przypadku innych podmiotów – adres siedziby. W praktyce tolerowane jest podawanie na fakturach np. adresu sklepu, pod warunkiem, że podatnik działa konsekwentnie i stale posługuje się tym adresem. Istotne jest także to, jaki adres został zgłoszony na VAT-R.
W przypadku rozbudowanych podmiotów można podać adres dodatkowy (np. sklepu lub innego miejsca sprzedaży).
Przepisy nie precyzują dodatkowo, co należy rozumieć przez nazwę podmiotu. Należy dopuścić zarówno stosowanie nazw pełnych, jak i nazw skróconych, o ile zostały one zgłoszone w US na VAT-R – nazwa skrócona, to wciąż nazwa.
Ważne!

W przypadku spółki cywilnej firmą jest jej nazwa uzupełniona o nazwiska wspólników. Są to bowiem osoby prowadzące działalność gospodarczą. W praktyce dopuszcza się stosowanie nazwy spółki z oznaczeniem „s.c.", bez podawania nazwisk wspólników. Praktyka ta opiera się na założeniu, że podając nazwę spółki identyfikujemy jednoznacznie podatnika, więc nawet jeśli uznamy pominięcie nazwisk za błąd, to jest to błąd mniejszej wagi. Jeżeli nazwa spółki bez nazwisk wspólników została zgłoszona w US jako nazwa skrócona, nie powinno być problemów.

(...)

Czytaj więcej w Kompasie Księgowo-Kadrowym