Skan faktury może być podstawą zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Jeżeli spółka nie dysponuje oryginałami faktur, ale nabycie towarów i usług jest udokumentowane innymi dowodami to kserokopia/skan faktury stanowi wystarczający dowód na zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodów - wyjaśnia ekpsert Kompasu Księgowo-Kadrowego.

Czy kserokopia lub skan faktury, rachunku lub innego dokumentu jest dowodem księgowym, będącym podstawą księgowania w księgach rachunkowych - ujęcia w kosztach uzyskania przychodu?

 

Odpowiedź: jeżeli spółka nie dysponuje oryginałami faktur, ale nabycie towarów i usług jest udokumentowane innymi dowodami (np. dokumentacją magazynową, umową, zamówieniem, potwierdzeniem przelewu bankowego) kserokopia/skan faktury, w mojej ocenie, stanowi wystarczający dowód na zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodów. Nie mogąc jednak wykluczyć w pełni ryzyka sporu z administracją podatkową w trakcie ewentualnej kontroli (trudno przewidzieć podejście prezentowane przez określonych inspektorów), warto zabezpieczyć procedurę zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii faktur interpretacją indywidualną.

Jeżeli jednak spółka otrzymuje wpierw elektroniczne skany faktur, a oryginały docierają do niej drogą pocztową z pewnym opóźnieniem, czyli spółka w efekcie końcowym dysponuje oryginałem faktury, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu elektronicznego w ogóle nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.

Na marginesie warto zauważyć, że jeżeli spółka jest podatnikiem VAT i zamierza dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług dokumentowanych skanami faktur, to zdecydowanie bardziej preferowanym rozwiązaniem byłoby uzyskania duplikatu faktury.

 

Uzasadnienie: przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej: u.p.d.o.p. nie odnoszą się bezpośrednio do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie nieuwierzytelnionych kserokopii, skanów lub innych "nieoryginalnych" wersji faktury VAT. Zgodnie z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów zasadniczo uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Tym samym, przepis ten dopuszcza także rozliczenie kosztów uzyskania przychodu na podstawie innych dowodów niż faktura. Takimi dokumentami mogą być przede wszystkim dokumenty magazynowe potwierdzające przyjęcie towarów (PK) w połączeniu z umowami/zamówieniami, potwierdzającymi cenę towaru oraz potwierdzeniami przelewów bankowych. Jeżeli zatem towar został faktycznie dostarczony, a spółka jest w stanie udokumentować ten fakt na podstawie innych dokumentów księgowych (dokumentów zastępczych), to posiadanie kserokopii faktury powinno być wystarczające dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych kopiami/skanami faktur, np.:

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 12 czerwca 2015 r., nr IPTPB3/4510-79/15-4/GG;

- interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPBI/2/423-1430/14/KP;

- interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2013 r. IPPB3/423-560/13-2/MS

- postanowienie Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 11 października 2005 r., nr 1471/DPD1/423/71/05/MK.

Jednak część powyższych stanowisk dotyczy odmiennych stanów faktycznych – tzn. sytuacji, w których spółka pierwotnie posiadała oryginały faktur VAT, lecz zadecydowała o ich utylizacji oraz przechowywaniu elektronicznych kopii dokumentów. W konsekwencji, w mojej ocenie ryzyko zakwestionowania przez organy prawa do zaliczenia wydatku do kosztu uzyskania przychodów przy braku oryginału faktury, jeżeli wydatek jest udokumentowany innymi dowodami księgowymi, jest minimalne. W tym kontekście nie mogę jednak wykluczyć w pełni ryzyka sporu z administracją podatkową w trakcie ewentualnej kontroli w powyższym zakresie (trudno przewidzieć podejście prezentowane przez określonych inspektorów). Stąd warto zabezpieczyć procedurę zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii faktur interpretacją indywidualną. Szanse na uzyskanie pozytywnej interpretacji są w mojej ocenie wysokie.

Zgodnie natomiast z treścią dodatkowych wyjaśnień rozumiem, że występują również sytuacje, w których spółka otrzymuje wpierw elektroniczne skany faktur, a oryginały docierają do niej drogą pocztową z pewnym opóźnieniem. W sytuacji w której spółka w efekcie końcowym jednak dysponuje oryginałem faktury zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu elektronicznego w ogóle nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.

Na marginesie warto zauważyć, że jeżeli spółka jest podatnikiem VAT i zamierza dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług dokumentowanych skanami faktur, to zdecydowanie bardziej preferowanym rozwiązaniem byłoby uzyskania duplikatu faktury.