Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego
Przyznano mi jako osobie bezrobotnej jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej z urzędu pracy. Otrzymane środki wydatkowałam na zakup mebli do biura, sprzętu elektronicznego, tj. dwóch laptopów i drukarki (żaden z tych laptopów nie przekroczył kwoty 3000 zł za sztukę) oraz materiały pomocnicze, tj. (książki, czasopisma i literaturę anglojęzyczną wraz z płytami i programami multimedialnymi, których wartość opiewa na kwotę 3000 zł). Zakupiłam również materiały biurowe w kwocie 600 zł. Zakupione środki trwałe, tj. laptopy i drukarkę wpisałam do ewidencji środków trwałych a pozostałe zakupy, tj. materiały pomocnicze i materiały biurowe zakwalifikowałam do kosztów uzyskania przychodu i ujęłam w podatkowej książce przychodów i rozchodów, ponieważ w takiej formie rozliczam się z podatku.
Czy postąpiłam prawidłowo?
Odpowiedź
Przedstawiony w pytaniu sposób ujęcia zakupów jest prawidłowy.
Uzasadnienie
Rozliczanie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest o tyle problematyczne, że umowy ze starostami zwykle przewidują, iż przynajmniej określona część dofinansowania musi zostać przeznaczona na zakup określonych środków trwałych. Jak rozumiem taka sytuacja miała miejsce i w tym przypadku.
Korzystniejszym jest bowiem ujęcie niskocennych (o wartości początkowej nieprzekraczającej 3500 zł) środków trwałych bezpośrednio w koszty, z pominięciem ewidencji środków trwałych, zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f.). Proszę bowiem zauważyć, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, zwrócone w formie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 45 u.p.d.o.f.). Korzystniejszym byłoby zatem bezpośrednie ujęcie tych składników majątku w kosztach, jako wyposażenia, a więc z pominięciem ewidencji środków trwałych. Niemniej jednak samo ujęcie środków trwałych (laptopów i drukarki, w tym drukarki fiskalnej) w ewidencji tych środków jest zgodne z przepisami u.p.d.o.f.
Prawidłowe jest również zaliczenie bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie składników wyposażenia - materiałów pomocniczych i biurowych. Nawet bowiem jeśli będą wykorzystywane dłużej niż rok (art. 22a ust. 1 u.p.d.o.f.) to mogą obciążać bezpośrednio koszty podatkowe (art. 22d ust. 1 u.p.d.o.f.). Należy jedynie pamiętać, że składniki wyposażenia o wartości początkowej przekraczającej 1500 zł powinny zostać ujęte w ewidencji wyposażenia (§ 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.k.p.i.r.
Warto zwrócić również uwagę na nabyte oprogramowanie. Jego zakup powinien być zwykle traktowany jako nabycie licencji. Licencje natomiast, jako wartości niematerialne i prawne, również podlegają amortyzacji (art. 22b ust. 1 pkt 5 u.p.d.o.f.), tak jak w przypadku środków trwałych nie muszą być jednak ujmowane w ewidencji środków trwałych, jeśli ich wartość początkowa nie przekracza kwoty 3500 zł (art. 22d ust. 1 u.p.d.o.f.). Licencji jednak nie wprowadza się do ewidencji wyposażenia, nawet jeśli ich wartość początkowa przekracza kwotę 1500 zł. Wyposażeniem są bowiem jedynie rzeczowe składniki majątku (§ 3 pkt 7 r.k.p.i.r.).
Proszę pamiętać, że niskocenne składniki majątku można rozliczyć również jako środki trwałe przez jednorazowy odpis amortyzacyjny niestanowiący pomocy de minimis (art. 22f ust. 3 u.p.d.o.f.). Również taki odpis jednak nie będzie zaliczany w koszty, gdy nabycie środka trwałego zostało sfinansowane z dotacji.