O ile archiwizacja faktur sprzedaży, a dokładniej wybór formy przechowywania, nie budzi większych kontrowersji a ewentualny wątpliwości mają często swoje źródło w nieuzasadnionych obawach podatników, o tyle w przypadku faktur zakupowych wątpliwości tych ostatnich są jeszcze większe.
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie temu aby podatnik wydrukował fakturę otrzymaną w formie elektronicznej.
Przykład 1.
Podatnik wyraża zgodę na to aby jego kontrahencie dostarczali mu faktury w formie elektronicznej. Dzięki temu dokumenty zakupowe spływają wcześniej i często pozwala to na rozliczenie VAT naliczonego w tym samym okresie rozliczeniowym, w który czynność jest opodatkowana przez sprzedawcę. Ze względu na to, że u podatnika obieg dokumentów opiera się na dowodach drukowanych wszystkie faktury zakupowe otrzymane elektronicznie są drukowane i w tej formie poddawane akceptacji. Następnie opisany wydruk archiwizowany jest w segregatorach. Taki sposób przechowywania faktur zakupowych należy uznać za prawidłowy.
Obawy podatników dotyczą sytuacji, w której mieliby przechowywać dokument otrzymany w formie papierowej w postaci pliku zawierającego jego skan.
Przykład 2.
Podatnik wyraża zgodę na to aby jego kontrahencie dostarczali mu faktury w formie elektronicznej. Dzięki temu dokumenty zakupowe spływają wcześniej i często pozwala to na rozliczenie VAT naliczonego w tym samym okresie rozliczeniowym, w który czynność jest opodatkowana przez sprzedawcę. Niestety, nie wszyscy kontrahenci przesyłają faktury w formie elektronicznej – część cały czas dostarcza wydruki. Ze względu na to, że podatnik implementował elektroniczny obieg dokumentów podatnik postanowił skanować faktury otrzymane w formie papierowej, niszczyć oryginał papierowy a przechowywać ich obraz w postaci pliku zawierającego skan. Takie rozwiązanie należy uznać za prawidłowe.
„Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur." – interpretacja indywidulna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r., ILPP4/443-66/14-2/BA; Podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 października 2014 r., IPPP1/443-888/14-2/JL oraz z 24 października 2014 r., IPPP1/443-1176/14-2/AW potwierdził, że podatnik nie ma obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć.
(...)
