Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja zapewnia realizację naczelnej koncepcji rachunkowości, jaką jest prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Ponadto jest ona jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce. W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:
– ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów jednostki,
– ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową,
– rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku,
– ocena przydatności inwentaryzowanych składników,
– rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym.
Zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki, a także powierzone jednostce składniki majątkowe będące własnością innych podmiotów.
Uwaga!
Obowiązek objęcia inwentaryzacją obcych składników majątku nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:
1) spis z natury,
2) potwierdzenie prawidłowości stanu,
3) porównanie danych księgowych z dokumentami.
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem tej procedury.
1. Spis z natury
Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:
– aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
– środki trwałe (z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych),
– nieruchomości zaliczone do inwestycji,
– maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
– rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
– papiery wartościowe w postaci materialnej,
– składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.
2. Potwierdzenie prawidłowości stanu
Inwentaryzacja za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu ma zastosowanie do:
– aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
– należności, w tym udzielanych pożyczek i zobowiązań (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych),
– własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
3. Porównanie danych księgowych z dokumentami
Porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami dotyczy aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się zinwentaryzować w inny sposób oraz tych, dla których dwa poprzednie sposoby nie mogą być zastosowane w wyjątkowych sytuacjach (np. zapasy zboża w silosach). Tym sposobem inwentaryzacji objęte zatem będą:
– grunty,
– prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
– trudno dostępne środki trwałe,
– środki trwałe w budowie (z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyn i urządzeń),
– należności sporne i wątpliwe,
– należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
– należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
– należności i zobowiązania wobec pracowników,
– wartości niematerialne i prawne,
– kapitały własne,
– rezerwy,
– rozliczenia międzyokresowe kosztów,
– przychody przyszłych okresów,
– pozostałe składniki aktywów i pasywów.
