Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady inwentaryzacji jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Określa ona w sposób ogólny wymagania dotyczące przedmiotu, metod, częstotliwości i terminów inwentaryzacji. Każda jednostka musi więc wypracować szczegółowe uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględniać specyfikę jej działalności. Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją zagadnienia, które się corocznie powtarzają, ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej (regulaminie inwentaryzacyjnym), opracowywanej przez głównego księgowego lub kierownika komórki inwentaryzacyjnej a zatwierdzanej przez kierownictwo jednostki.
1. Dokumentacja w zakresie inwentaryzacji
1.1. Instrukcja inwentaryzacyjna
Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera następujące podstawowe elementy:
1. Ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji (m.in.: cel inwentaryzacji, rodzaje i metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość inwentaryzacji)
2. Wyszczególnienie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację
3. Zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego
4. Opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji
5. Rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych
6. Sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją
7. Zasady wyceny inwentaryzowanych składników
8. Podział terenu na pola spisowe
9. Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, itp.
Z kolei problemy charakterystyczne wyłącznie dla danego roku ujmowane są w zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan inwentaryzacji i harmonogram inwentaryzacji.
1.2. Zarządzenie o inwentaryzacji
Zarządzenie o inwentaryzacji wydawane jest po wstępnych ustaleniach dotyczących inwentaryzacji w danym roku. Zawiera zazwyczaj następujące informacje:
1. Wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwentaryzacją
2. Listę osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe
3. Określenie dnia, na który dokonuje się spisu
4. Skład komisji inwentaryzacyjnej.
1.3. Plan inwentaryzacji
Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące. Terminy określone w planie inwentaryzacji powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisywanych składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnej działalności jednostki.
1.4. Harmonogram inwentaryzacji

Harmonogram inwentaryzacji zawiera terminy, tj. dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności inwentaryzacyjnych. Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki. Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia harmonogramu, którego opracowanie mogłoby zająć więcej czasu niż samo przeprowadzenie inwentaryzacji. 

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy