Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlega dochód uzyskany w danym okresie rozliczeniowym. Okresem tym jest zasadniczo rok podatkowy. Dla celów poboru zaliczek na podatek dochodowy okresem rozliczeniowym jest miesiąc.
Fakt istnienia okresów rozliczeniowych, dla celów obliczenia, odpowiednio zaliczki na podatek, a w efekcie samego podatku należnego, skutkuje koniecznością zaewidencjonowania przychodów i kosztów w danym okresie rozliczeniowym. Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., w sposób wyczerpujący wskazują, w jakim okresie ewidencjonować przychody, a także do jakiego okresu przyporządkowywać poniesione w celu ich uzyskania koszty.
Czytaj także: Sprawdź, jak przeprowadzić korektę kosztów w PKPiR
Stosując metodę uproszczoną podatnik, co do zasady koszty ujmuje jednorazowo, bez konieczności rozliczenia ich w czasie. Przy tej metodzie koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Wydatki ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury (rachunku lub innego dowodu), niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą. Metoda ta nie dość, że jest łatwiejsza do stosowania to dodatkowo daje przedsiębiorcom możliwość swobodnego kształtowania wysokości bieżącego dochodu, a tym samym podatku.
Metoda memoriałowa jest rzadziej stosowana przez podatników prowadzących PKPiR, ze względu na stopień jej skomplikowania. Dla prawidłowego jej stosowania konieczne jest prowadzenie ewidencji kosztów według okresu. Księga musi być prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego. Dodatkowym obowiązkiem jest konieczność podziału kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Zaletą tej metody jest możliwość regulowania wysokości kosztów w jednym roku podatkowym i wysokości przychodów w kolejnym roku podatkowym. Takie ewidencjonowanie pozwala uniknąć kumulacji kosztów, a tym samym, np. generowania straty podatkowej w danym roku podatkowym oraz kumulacji przychodów, a tym samym wysokiego podatku w kolejnym roku podatkowym.
Zasady ewidencjonowania kosztów u osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą regulują przepisy u.p.d.o.f.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że podatnicy prowadzący PKPiR, mogą ujmować koszty wg metody:
– uproszczonej na podstawie art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f.,
– memoriałowej na podstawie art. 22 ust. 6 u.p.d.o.f. w związku z art. 22 ust. 5 - 5c u.p.d.o.f.
1. Metoda uproszczona
Zasady ewidencjonowania kosztów wg metody uproszczonej regulują przepisy art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f. Wynika z nich, że koszty uzyskania przychodów, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Z powołanych podstaw prawnych wynika, że ustawodawca, jako zasadę przyjmuje ewidencjonowanie kosztów tylko w tym roku, w którym zostały poniesione. Dotyczy to także wydatków, które zostały poniesione w związku z przychodami przyszłych okresów. Znajduje to potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 10 lutego 2000 r., I SA/Łd 176/98, zgodnie z którym, ogólna zasada, o której mowa w art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f. stanowiąca o potrącalności kosztów w tym roku, w którym zostały poniesione oznacza, że w danym roku podatkowym należy uwzględnić także te koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów w latach następnych.
Podatnicy stosujący metodę uproszczoną (kasową) zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. zasadniczo w dacie wystawienia faktury, rachunku czy innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku.
(...)
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy