Przechowywanie faktur - o czym powinien pamiętać przedsiębiorca?

Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów podatkowych. Funkcjonuje ona w oparciu o przepisy prawa podatkowego regulujące VAT i chociaż jest ona wykorzystywana na potrzeby innych podatków oraz prawa bilansowego to jednak najważniejszym jest aby spełnione były wymogi wynikające z przepisów dotyczących podatku od towarów i usług. Również archiwizując i przechowując faktury należy kierować się zasadami podatkowymi.

1. Wprowadzenie do zasad przechowywania faktur

Ustawodawca podatkowy wprost wskazuje jak powinny być przechowywane faktury. Co ważne, „jednym głosem" mówi zarówno o fakturach sprzedażowych wystawianych przez podatnika, który je wyemitował, jak i o zakupowych, tzn. otrzymanych od kontrahentów.

Faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co ważne, w przeciwieństwie do wcześniejszych stanów prawnych, ustawodawca nie precyzuje w jakiej formie mają one być przechowywane.

 

Sprawdź jakie elementy powinna zawierać faktura

 

2. Plik czy kartka?

W obecnym stanie prawnym prawodawca nie różnicuje zasad przechowywania faktur w formie papierowej i elektronicznej.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie temu aby podatnik, który wystawiał fakturę w formie papierowej przechowywał drugi egzemplarz w tej samej formie.

 

Przykład 1.

Spółka drukuje wyemitowane faktury i doręcza je kontrahentom w formie wydruku (papierowej). Zgodnie z przyjętą procedurą osoba wystawiająca fakturę wydaje jej oryginał klientowi, a kopię pozostawia w firmie. Następnie dokumenty są przechowywane w segregatorach w archiwum. Oprócz centrali spółka ma również trzy punkty sprzedaży w różnych częściach Polski. Wobec faktur wystawianych w takich punktach stosowana jest nieco inna procedura. Otóż w przypadku takich pracownik wystawiający fakturę sporządza tylko jeden wydruk (oryginał), który przekazuje klientowi. Raz w tygodniu, w centrali drukowane są kopie faktur wystawionych w punktach sprzedaży i one również archiwizowane są w centrali.

 

Procedury opisane w powyższym przykładzie są prawidłowe, jednak mało racjonalne ekonomicznie. Nic bowiem obecnie nie stoi na przeszkodzie temu, aby nawet faktury, które doręczane są nabywcy w formie wydruku przechowywane były przez ich wystawce w formie elektronicznej, bez sporządzania wydruku.

 

Zobacz: Przedsiębiorca może anulować fakturę

 

Przykład 2.

W czasie przeglądu podatkowego sporządzanego w spółce, o której mowa w przykładzie nr 1 doradca podatkowy zwrócił uwagę zarządu na to, że stosowana procedura archiwizacji faktur sprzedaży, chociaż prawidłowa, to jednak nie jest optymalna podatkowo. Ze względu na to, że członkowie zarządu spółki wyrazili zainteresowanie ewentualnymi oszczędnościami, doradca podatkowy wyjaśnił, że w obecnym stanie prawnym faktury (nawet „papierowe") mogą być przechowywane w formie plików, tj. elektronicznie. Pozwala to zaoszczędzić nie tylko na papierze i tonerach do drukarek, ale również można w inny sposób wykorzystać powierzchnię, na której do tej pory znajdowało się archiwum.

 

Decydując się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej należy pamiętać o tym, że prawodawca stawia jednak pewne wymagania. Wprawdzie muszą one być spełnione zarówno przy fakturach papierowych, jak i elektronicznych, jednak w przypadku tych drugich w szczególny sposób zwraca się na to uwagę.

Otóż sposób przechowywania musi zapewniać m.in. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

 

Przykład 3.

Podatnik wystawia miesięcznie kilka tysięcy faktur. Część z nich wystawiana jest w formie elektronicznej ale część cały czas jest drukowana i przekazywana w tej formie kontrahentom. W poszukiwaniu oszczędności podatnik postanowił zrezygnować ze sporządzania wydruków egzemplarzy faktur pozostających u niego jako sprzedawcy. Informatyk zaproponował, że dokumenty będą zachowywane w formacie pliku, który umożliwi implementacje faktur do innych systemów. W czasie konsultacji podatkowej doradca podatkowy zanegował jednak możliwość stosowania takiego formatu, gdyż nie spełniał on wymogów ustawowych dając możliwość ingerencji w treść dokumentu. Finalnie podatnik zdecydował się na archiwizację dokumentów w niemodyfikowalnej (z poziomu zwykłego użytkownika) wersji formatu PDF.

 

Ważne!

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

 

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Od 2013 r., z kontynuacją od 2014 r., nastąpiła znaczna liberalizacja zasad wystawiania faktur elektronicznych. Jednocześnie, w regulacjach u.p.t.u. nie został postawiony wymóg by faktura była przechowywana w oryginalnej formie (jak to było w przeszłości).

To oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie temu aby faktury elektroniczne były przechowywane w formie pliku, by faktury papierowe były przechowywane w formie elektronicznej, ale również aby faktury elektroniczne zostały wydrukowane i w by w ten sposób były przechowywane.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy