Co należy rozumieć poprzez "określenie podejmowanej czynności"?

Czy odrębnymi czynnościami są: zredagowanie, a później wysłanie pisma w sprawie przez innego pracownika urzędu?

Czy odrębną czynnością jest przeprowadzenie kontroli, albo przyjęcie od strony pisma w sprawie?

Proszę o przybliżenie problematyki prowadzenia metryki w sprawach administracyjnych z zakresu działalności nadzoru budowlanego.

Odpowiedź

W dniu 7 marca 2012 r. weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) – dalej k.p.a. oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) – dalej o.p. nakładająca na urzędników obowiązek prowadzenia w formie pisemnej lub elektronicznej metryk spraw oraz jej aktualizowania. Dzięki metryce będzie wiadomo, kto brał udział w postępowaniu administracyjnym, co zapewni przejrzystość prowadzonych spraw. Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy, niemniej rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z 2012 r. poz. 269) – dalej r.m.s.w. określa sprawy, w odniesieniu do których obowiązek prowadzenia metryk został wyłączony.@page_break@

W odniesieniu do spraw prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.) – dalej pr. bud. wyłączono postępowania prowadzone w oparciu o przepis art. 12 ust. 7, art. 15 ust. 4, art. 40 ust. 1, art. 40 ust. 2 (załącznik nr 1 pkt 27 do r.m.s.w.). W treści metryki sprawy wskazywane są wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym oraz określane są wszelkie czynności podejmowane przez te osoby wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Przez użyte w metryce sformułowanie "określenie podejmowanej czynności" należy rozumieć wszelkie czynności podejmowane w sprawie przez organ prowadzący postępowanie aż do czasu zakończenia sprawy, tj. np. wezwanie strony do dokonania określonej czynności (np. uzupełnienia dokumentów), czynności podejmowane w ramach postępowania dowodowego, zawiadomienie stron o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy, sporządzenie projektu decyzji, wydanie decyzji itp. W zakresie przedmiotowego pojęcia nie będą się jednak mieściły czynności dokonywane przez strony np. złożenie pisma w sprawie.

Należy zauważyć, że w sprawach wszczętych a niezakończonych w dniu wejścia w życie rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 250) metrykę należy uzupełnić od daty wejścia w życie rozporządzenia, tj. od dnia 7 marca 2012 r.