Umowy o dofinansowanie, które beneficjenci pomocy z funduszy strukturalnych zawierają z tzw. instytucjami pośredniczącymi, zobowiązują ich bowiem nie tylko do udzielania zamówień zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm., dalej „upzp”), ale także zgodnie z tzw. wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w ramach danego programu operacyjnego.
Owe wytyczne zawierają częstokroć własne wymagania dotyczące sposobu przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Przykładem mogą tutaj być Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Załącznikiem do tychże wytycznych jest dokument pod nazwą „Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS”, czyli ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Pomijając już wątpliwą rangę prawną dokumentu jakim są Wytyczne dotyczące kwalifikowalności, co wielokrotnie było podnoszone w orzecznictwie sądów administracyjnych kwestionującym możliwość rozliczania beneficjentów z wymogów w nich określonych (a więc także w Zasadach dotyczących prowadzenia postępowań, które są wszak załącznikiem do wytycznych), warto przyjrzeć się do czego ów dokument obliguje beneficjentów-zamawiających w zakresie procedury udzielania zamówień publicznych.
Obok szeregu wymogów (postulatów) o racjonalnym wytłumaczeniu, wpływających na usprawnienie procesu udzielania zamówień publicznych jak np. zalecenie wprowadzenia odpowiednich regulaminów udzielania zamówień publicznych, odpowiedniego dokumentowania całej procedury czy racjonalnego i odpowiedzialnego planowania można odnaleźć szereg co najmniej dyskusyjnych. Oczywistym dla każdego zamawiającego powinno być, iż nawet tzw. krajowa procedura udzielenia zamówienia publicznego w przetargu nieograniczonym trwa średnio miesiąc.
Takie dane podaje Urząd Zamówień Publicznych na podstawie zamieszczanych ogłoszeń o zamówieniach i o ich udzieleniu. Tym samym planując realizację zadań w projekcie należy przewidzieć czas niezbędny na przeprowadzenie postępowania. Zaniedbanie tego rodzaju nigdy bowiem nie będzie przesłanką do skrócenia terminów składania ofert (w tzw. postępowaniach unijnych) czy wręcz zastosowania trybów niekonkurencyjnych. Choć powinno być to oczywiste, dobrze że Minister Infrastruktury i Rozwoju o tym przypomina.
Podobnie cennym zaleceniem jest tworzenie planu prac pozwalającego opisać harmonogram przygotowania i przeprowadzenia szczególnie skomplikowanych (ryzykownych) postępowań. Można nawet powiedzieć, że jest to podstawa prawidłowego zarządzania. Można jedynie postawić pytanie jaki wpływ brak planu prac może mieć na prawidłowość realizacji projektu czy konkretnego postępowania, którego by miał on dotyczyć. Zdecydowanie żadnego wpływu mieć nie może, przy założeniu oczywiście, że zamawiający przeprowadził prawidłowo procedurę zamówieniową. Jest to zatem zalecenie ze wszech miar sensowne z punktu widzenia zarządzania, ale całkowicie pozbawione wpływu na ocenę prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego.
Niestety obok całkowicie zasadnych wymogów dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w Zasadach odnaleźć możemy także wymogi co najmniej trudne do wdrożenia, a niekiedy mogące prowadzić do problemów zamawiającego.