Spór w niniejszej sprawie dotyczył ustalenia czy dokonanie przez spółkę zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych na opłacenie noclegu (w ramach wyjazdów które nie są traktowane jako podróż służbowa w rozumieniu przepisów kodeksu pracy) jest przychodem pracownika ze stosunku pracy i w konsekwencji czy spółka, będąc płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych powinna naliczać, pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Spółka uznała, że wartość wydatków zwracanych pracownikom działającym w interesie pracodawcy, w ramach określonych warunków umów o pracę nie może być uznana za część przychodów pracowników z tytułu nieodpłatnych świadczeń, gdyż nie dochodzi do uzyskania żadnych realnych korzyści majątkowych przez pracowników. Zdaniem fiskusa zwrot wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych na opłacenie noclegu stanowi dla tych pracowników nieodpłatne świadczenie, jako przychód ze stosunku pracy. W ocenie organu zapewnienie pracownikom noclegu nie należy bowiem do obowiązków pracodawcy i jest dodatkowym otrzymywanym przez pracownika świadczeniem. Przychód ten korzysta ze zwolnienia w granicach wskazanych w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. Pracodawca powinien zatem, zgodnie z art. 31, 32 i 38 ustawy o PIT, obliczać i pobierać z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Sprawa ostatecznie trafiła do NSA.
 
Zdaniem sądu poza sporem pozostaje, iż poniesione przez pracowników Spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Na pewno wydatki te nie mają związku z potrzebami osobistymi pracowników, a wyłącznie z celami służbowymi. W trakcie świadczenia pracy, zatrudnieni pracownicy wydatkują środki finansowe w związku z wykonywaniem określonych zadań na rzecz pracodawcy. Do realizacji tych zadań pracownik musi korzystać z noclegu poza miejscem zamieszkania. Wydatki z tym związane są zwracane pracownikowi po przeprowadzonej kontroli dokumentów potwierdzających ich poniesienie. Tym samym, Spółka dokonuje pełnej oceny zasadności korzystania przez pracownika z noclegu poza miejscem zamieszkania. Rozstrzyga i uznaje czy poniesione wydatki były w interesie pracodawcy, czy też nie. Dopiero pozytywna odpowiedź na to pytanie, powoduje zwrot poniesionych wydatków pracownikowi. W takiej sytuacji nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że otrzymywany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nocleg stanowi otrzymane przez niego świadczenie, które jest spełniane w jego interesie, a nie pracodawcy.
 
Zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejsca zamieszkania pracownika) stanowi racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten jest ponoszony w interesie pracodawcy i stanowi koszt działalności gospodarczej poniesiony w celu osiągnięcia przychodów firmy.
 
Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy tak aby była ona wydajna i należytej jakości.
 
Wyrok NSA z 23 lutego 2017 r., II FSK 233/15