Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Komentarz przedstawia charakterystykę oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Opisano sposób sporządzenia oferty, jej rodzaje, termin jej złożenia, język i formę oraz zasadę związania ofertą. Omówiono również przesłanki zmiany oferty złożonej w postępowaniu, czynność otwarcia ofert, jej oceny i badania oraz kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej.

1. Sporządzenie oferty i jej rodzaje

Oferta jest oświadczeniem woli wykonawcy złożonym w odpowiedzi na ogłoszenie lub zaproszenie do składania ofert. Oferta tworzona jest w oparciu o specyfikację istotnych warunków zamówienia redagowaną przez zamawiającego. Treść oferty musi bowiem odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja jest więc najistotniejszą wskazówką zamawiającego przy sporządzaniu oferty.
Opis sposobu sporządzania ofert wynika z treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Rolą zamawiającego jest, aby przedmiot zamówienia w specyfikacji został opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Specyfikacja zawiera wiele informacji na temat ofert w postępowaniu, m.in.:

• termin związania ofertą;
• opis sposobu przygotowywania ofert;
• miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;
• kryteria, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert.

Jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny, zamawiający może w specyfikacji przewidzieć możliwość składania ofert częściowych, a więc ofert przewidujących wykonanie części zamówienia publicznego (definicja zawarta w art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.; dalej jako: p.z.p.). Wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub więcej części zamówienia, chyba że zamawiający określi maksymalną liczbę części zamówienia, na które oferty częściowe może złożyć jeden wykonawca. Specyfikacja powinna zawierać opis części zamówienia, na którą można składać ofertę częściową.
W przypadku, gdy cena nie jest jedynym kryterium wyboru, zamawiający może dopuścić składanie ofert wariantowych, a więc ofert przewidujących odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego. Wówczas specyfikacja powinna zawierać opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe.

2. Termin składania ofert

Termin składania ofert powinien uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty. Ustawa przewiduje zróżnicowane terminy składania ofert zależnie od rodzaju trybu postępowania. I tak termin:
– w przypadku przetargu nieograniczonego:

• a) dla zamówień których wartość jest mniejsza od kwoty od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określonej w przepisach § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795), termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych dla dostaw i usług, i nie krótszy niż 14 dni dla robót budowlanych,
• b) jeśli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określoną w § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795), termin składania ofert nie może być krótszy niż:
  • • 40 dni od dnia przekazania ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie UE,
  • • 47 dni od dnia przekazania ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w inny sposób niż drogą elektroniczną,
• c) wyjątkowo, jeżeli informacja o zamówieniu, o którym mowa w pkt b), została zawarta we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym, o ile wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane w tym ogłoszeniu, w zakresie, w jakim informacje te są dostępne w momencie publikacji tego ogłoszenia, i zostało wysłane do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 52 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż:
  • • 22 dni -od dnia przekazania ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej dyrektywą UE,
  • • 29 dni - od dnia przekazania ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w inny sposób.;

– w przypadku przetargu ograniczonego:

• a) jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza od kwoty od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określonej w przepisach § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795), zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dla dostaw lub usług i nie krótszy niż 14 dni dla robót budowlanych,
• b) jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określoną w przepisach § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795), termin składania ofert nie może być krótszy niż 40 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert, choć zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż 22 dni, jeżeli informacja o tym zamówieniu została zawarta we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym, o ile wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane w tym ogłoszeniu, w zakresie, w jakim informacje te są dostępne w momencie publikacji tego ogłoszenia, i zostało wysłane do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 52 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu. Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż 35 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert (krótszy o 5 dni od terminu podstawowego), jeżeli udostępnia specyfikację istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej nie później niż od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert;
• c) jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określoną w przepisach § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795) oraz zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, zamawiający może wyznaczyć krótszy termin składania ofert, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni,
  • w przypadku negocjacji z ogłoszeniem zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert;
  • w przypadku dialogu konkurencyjnego zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert;
  • w przypadku negocjacji bez ogłoszenia oraz zapytania o cenę zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty.

Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona po terminie w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich określone w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 224, poz. 1795). W postępowaniu o wartości poniżej progów „unijnych” odwołanie przysługuje bowiem wyłącznie na wskazane w ustawie czynności zamawiającego, wśród których ustawa nie wymienia zwrotu oferty2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w wyżej wspomnianych przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie, a ofertę zwraca po upływie terminu do wniesienia odwołania (art. 84 ust. 2 p.z.p.).

3. Związanie ofertą

Wykonawca może złożyć w postępowaniu tylko jedną ofertę. Zasadniczo od chwili złożenia oferty jest związany jej treścią przez czas określony w specyfikacji i nie może dokonywać w niej żadnych zmian i poprawek. Jeśli wykonawca zostanie wybrany w postępowaniu, zobligowany jest do podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie. Nawet w przypadku licytacji elektronicznej zamawiający licytując nie dokonują zmian poprzednio złożonej oferty, lecz składają kolejne korzystniejsze oferty (tzw. postąpienia).