W myśl nowych przepisów ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorcy będą musieli doliczać do przychodów pracownika określony ryczałt. Wysokość tej kwoty będzie zależna od dwóch zmiennych: od pojemności silnika, a także od liczby dni w miesiącu, w których samochód będzie używany do celów prywatnych. W przypadku codziennego użytkowania samochodu o pojemności silnika do 1600 cm3 będzie to kwota 250 zł, a dla aut o większej pojemności – 400 zł miesięcznie doliczane do przychodów pracownika. To z kolei oznacza, że pojawi się obciążenie wynikające z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne w kwocie 100–150 zł.
1. Co to oznacza w praktyce?
O ile do tej pory posiadanie w firmie osobnej polityki samochodowej było wskazane, teraz ustawodawca w praktyce wymusił sporządzanie takiego wewnętrznego dokumentu. Jest to konieczne chociażby po to, aby zachować spójność między podatkami dochodowymi i VAT oraz żeby uspójnić zasady wynikające z polityki samochodowej z nowymi przepisami oraz faktycznym sposobem użytkowania samochodów służbowych. Okazuje się bowiem, że na zmianach przepisów można zyskać, bo właściwie sporządzony regulamin przyniesie wymierne oszczędności, zarówno w obszarze podatku dochodowego, jak i obciążeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, oraz uprości pracę wszystkim działom, które zajmują się obsługą aut firmowych.
2. Nowa regulacja a dział finansowo-księgowy
Najbardziej zainteresowany sporządzeniem polityki samochodowej w firmie powinien być dział finansowo-księgowy. To tu bowiem każda wydawana złotówka w organizacji jest szczegółowo badana.
Oszczędności będzie można uzyskać:
– w obszarze podatku dochodowego od osób fizycznych,
– w składkach na ZUS.
Dzięki wyraźnemu uregulowaniu w polityce samochodowej zakresu użytku prywatnego aut firmowych można będzie zmniejszyć obciążenia wynikające z tytułu podatku dochodowego. Należy pamiętać, aby zapisy regulaminu odzwierciedlały stan faktyczny, czyli należy wziąć pod uwagę sezonowość takiego użytkowania przez pracowników. Wielu właścicieli flot samochodowych zezwala bowiem pracownikom na prywatne użytkowanie samochodu podczas urlopu, który – jak wiadomo – częściej zdarza się latem i w okresie ferii zimowych. Warto również pamiętać, aby regulacje były na tyle elastyczne, by uniknąć zarzutu niezgodności liczby dni prywatnego użytku aut w miesiącu z rzeczywistością.
Nowe regulacje kryją w sobie także możliwość oszczędności w składkach na ZUS. Co do zasady ryczałt będzie podlegał oskładkowaniu, ale jeśli zadbamy o to właściwie w treści polityki samochodowej, będzie możliwe uniknięcie składek. Oszczędności te będą odczuwalne nawet w przypadku firm nieposiadających dużych flot samochodowych.
3. Wątpliwości pracowników w sprawie nowych przepisów
W obliczu zmian w regulacjach pojawią się na pewno liczne pytania pracowników, dlaczego do tej pory rozliczenia wyglądały zupełnie inaczej, a od 1 stycznia 2015 r. trzeba coś zmienić. Dobrze sporządzony regulamin rozesłany do użytkowników aut trwale odpowiada na wiele tego typu kwestii. Stanowi on również dobrą okazję do wprowadzenia zmian. Na przykład jeżeli dotychczas firma nie przewidywała prywatnego użytku i w związku z tym nie doliczała przychodu na potrzeby PIT i ZUS, jest okazja, żeby to zmienić. Warto również określić w regulaminie, kto i w jakim zakresie odpowiada za szkody powstałe w wyniku użytkowania samochodu, wypadki, mandaty itd. W tej kwestii dobrze spisana polityka samochodów służbowych będzie służyć lepiej niż niejedna polisa – z góry przesądzając i upraszczając powstałe później problemy prawne.
4. Odliczenie VAT
Wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy dany pojazd jest używany wyłącznie do celów służbowych. Musi być to potwierdzone szczegółową ewidencją przebiegu pojazdu, a ponadto auto musi być zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeśli choćby w niewielkim stopniu pojawia się użytek prywatny lub przedsiębiorca nie jest w stanie prowadzić wymaganej ewidencji, wówczas może odliczać wyłącznie 50% VAT z wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.
5. Rozliczanie paliwa

Zmiany w przepisach nie regulują jasno, czy w ryczałcie doliczanym do zarobków pracownika zawiera się prywatne paliwo. Odpowiednio ułożona polityka samochodowa może jasno to określić, tak aby uzyskać efekt najbardziej adekwatny do rzeczywistej sytuacji, ale jednocześnie najkorzystniejszy z perspektywy podatnika.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy