Nowe zasady rozliczania aut służbowych do celów prywatnych - sprawdź jak uniknąć błędów

Z początkiem 2015 r. weszły w życie całkiem nowe regulacje dotyczące zasad wyznaczania przychodu z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego na potrzeby prywatne. Pomimo że pracodawcy, a także część pracowników, oczekiwała na szczegółowe unormowania porządkujące takie zagadnienia, to finalny produkt prawodawcy nie do końca ich usatysfakcjonował.

Sprawdź jakie zmiany w prawie czekają przedsiębiorców w 2015 r.

 

Od stycznia 2015 r. pracownik, który wykorzystuje samochód służbowy na potrzeby prywatne uzyskuje przychód podatkowy w kwocie, odpowiednio:

• 250 zł miesięczne, jeżeli pojemność silnika samochodu nie przekroczy 1600 cm3,

• 400 zł miesięcznie, gdy będzie korzystał z samochodu o pojemności wyższej niż 1600 cm3.

Dodatkowo prawodawca zastrzegł, że w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 odpowiedniej kwoty (250/400 zł).

Gdyby pracownik korzystał z samochodu służbowego płacąc za to, wówczas jego przychód będzie niższy, bo wyznaczy go różnica pomiędzy kwotą ustawową (odpowiednio 250/400 zł a tą, którą płaci za korzystanie z samochodu).

Nowe, obowiązujące od 2015 r., regulacje zawierają jedynie informacje na temat tego, jak powinien być wyznaczany przychód z tytułu korzystania z samochodu służbowego na potrzeby prywatne, a absolutnie nie wskazuje kiedy, w jakich okolicznościach, przychód taki jest osiągany.

Należy wziąć pod uwagę to, że od stycznia 2015 r. w żaden sposób formalnie nie zostały zmienione przesłanki wykazywania pod stronie pracownika przychodu.

Pracodawca powinien zatem zachować ostrożność i jeżeli do tej pory był w przekonaniu, że samochody nie są wykorzystywane przez jego pracowników na potrzeby prywatne, to w zasadzie dalej nie ma potrzeby, aby zwiększać przychód pracowników o 250 czy 400 zł.

Oczywiście, w wielu firmach takie twierdzenie (tj. że samochody służą tylko wykonywanej pracy) od dawna mijało się z prawdą i w szczególności w takich obecnie sytuacjach należałoby wyraźnie zezwolić na wykorzystywanie samochodów służbowych na potrzeby prywatne (o ile na to godzi się pracodawca).

 

Czytaj także: Od nowego roku ryczałt za użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych

 

Nowe przepisy nie definiują dokładnie, czym jest korzystanie z samochodu służbowego na potrzeby prywatne. Prawodawca podatkowy w żaden sposób nie próbuje nam wyjaśnić co oznacza korzystanie z samochodu służbowego na potrzeby prywatne. Aby to rozstrzygnąć trzeba sprawdzić, czy pracownik jeździ tylko służbowo czy również prywatnie.

Nowe przepisy są dopiero na następnym etapie: jeżeli wiadomo, że pracownik wykorzystuje samochodów służbowy na potrzeby prywatne i za to nie płaci, powinno mu się doliczyć do przychodu 250/400 zł lub odpowiednią x/30 z tych kwot.

Przepisy mówią, w jakiej kwocie, a nie, czy występuje przychód, należy się zastanowić, czy pracownik, który dojeżdża z domu do pracy i z pracy do domu, wykorzystuje pojazd na potrzeby prywatne i co za tym idzie uzyskuje przychód podatkowy. Jeden tak, drugi nie.

 

Przykład

Pracownik firmy ABC zatrudniony na stanowisku prawnika dostał do używania samochód służbowy. Samochodem takim pracownik od czasu do czasu jedzie np. do sądu, ale na co dzień dojeżdża nim do pracy i z pracy do domu. Wprawdzie w regulaminie jest zapisane, że samochód ma być parkowany pod domem pracownika, ale jest to podyktowane bardziej potrzebami pracownika niż pracodawcy, bo ten z łatwością znalazłby miejsce do parkowania pojazdu pod firmą (na nie gorszych warunkach niż pod domem pracownika). W tej sytuacji dojazdy na trasie dom-praca są przejazdami prywatnymi, a co za tym idzie pracownik uzyskuje przychód podatkowy.

 

Przykład

Pracownik firmy ABC jest serwisantem. Pracodawca zapewnił takiemu pracownikowi samochód służbowy, który wykorzystuje dojeżdżając do klientów. Oczywiście pojazd służy również potrzebom prywatnym pracownika. Specyfika pracy pracownika jest jednak taka, że często jeździ on do klientów, niejednokrotnie wprost z domu. W regulaminie jest zapisane, że samochód ma być parkowany pod domem pracownika i jest to podyktowane bardziej potrzebami pracodawcy niż pracownika, bo dzięki temu pracownik może szybciej dotrzeć do klienta, a jednocześnie pracodawca nie musiał zapewniać pod firmą wyodrębnionego miejsca parkingowego dla takiego pojazdu (nawet w ciągu dnia pojazd jest najczęściej poza firmą – u klientów). W takiej sytuacji można zaryzykować twierdzenie, że przejazdy na trasie dom-praca nie są przejazdami prywatnymi, a mają charakter służbowy.

 

 

Można by było zastanowić się po co badać, czy przejazd na trasie dom-praca ma charakter służbowy, jeżeli pojazd służy również potrzebom prywatnym, przecież pracownik i tak ma przychód. W pewnych przypadkach może okazać się, że nie do końca tak jest. Ponadto pozostaje kwestia paliwa, autostrad itp.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy