Nie wszystkie wydatki związane z działalnością można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Aby móc uzyskiwać przychody z działalności gospodarczej, konieczne jest przede wszystkim istnienie tej działalności rozumianej jako odrębne źródło przychodów. Często jednak ponosi się pewne koszty przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Podatnicy, którzy ponieśli takie koszty mają dylemat, czy mogą zaliczyć je w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

1. Rozpoczęcie działalności – stan formalny i faktyczny

Rozpoczęcie działalności gospodarczej można rozpatrywać w dwóch znaczeniach – formalnym i faktycznym.

Dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej oznacza:

– dzień zgłoszony we wniosku o wpis do CEIDG lub KRS jako data rozpoczęcia działalności (znaczenie formalne),

– dzień faktycznego rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (stan faktyczny).

Ideałem jest, jeżeli dzień zgłoszony jako rozpoczęcie działalności gospodarczej jest zarazem datą, od której przedsiębiorca faktycznie zaczyna działać. Czasem jednak zdarzają się sytuacje, gdy daty te się różnią i to czasem znacznie.

Przykład

1) Trzech wspólników wpadło na pomysł działalności gospodarczej, znaleźli nawet pierwszego klienta. Po założeniu spółki klient nie podpisał umowy, wobec czego spółka chwilowo nie miała nadziei na uzyskanie przychodów. W efekcie spółka pozostała w uśpieniu przez dwa lata (niepodjęcie działalności nie zwalniało jednak wspólników z obowiązku składania w KRS sprawozdań finansowych). Po dwóch latach wspólnicy wrócili do tematu – tym razem skutecznie. W efekcie data zgłoszona w KRS i data faktycznego podjęcia działalności gospodarczej znacznie się różniły.

2) Wspólnicy podpisali u notariusza umowę spółki z o.o., a tym samym powstała spółka kapitałowa w organizacji, która natychmiast podjęła wykonywanie działalności gospodarczej. Równolegle wspólnicy złożyli wniosek o wpis do KRS, który uzyskali 3 tygodnie od momentu faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej. W efekcie spółka rozpoczęła działalność przed swoim powstaniem (spółka z o.o. powstaje z chwilą wpisu do KRS).

3) Osoba fizyczna nie dopełniła formalności w postaci zgłoszenia do CEIDG. Świadczyła jednak swoje usługi na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej odpłatne, w sposób zorganizowany i ciągły. Formalnie rzecz biorąc uzyskane przychody pochodziły z działalności gospodarczej w rozumieniu PIT, nawet jeśli działalność ta nie została formalnie zarejestrowana.

Bez względu na to, czy data zgłoszona jako rozpoczęcie działalności gospodarczej odpowiada faktycznemu jej rozpoczęciu, zdarza się (i to dość często), że podatnik ponosi pewne koszty w okresach wcześniejszych i to nawet dużo wcześniejszych.

2. Zakup środków trwałych

Osoby fizyczne rozpoczynające wykonywanie działalności gospodarczej posiadają swój majątek. Niektóre składniki tego majątku będą wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej. W przypadku cenniejszych składników zasadnym jest wprowadzenie ich do ewidencji środków trwałych, co pozwoli na ich amortyzację, a tym samym przełoży się na wielkość kosztów uzyskania. Istotne jest przy tym, że w przypadku posiadania dowodu zakupu (przede wszystkim faktury) wartość z faktury stanowiła będzie wartość początkową, nawet jeśli faktura została wystawiona dawno temu. Dotyczy to także niskocennych środków trwałych, czyli składników majątku, których wartość jest do 3500 zł.

Przykład

Podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej z dniem 1 czerwca 2014 r. Na dzień rozpoczęcia działalności posiadał samochód osobowy i komputer. Samochód był kupiony w 2008 r. za kwotę 80.000 zł. Komputer był kupiony w 2012 r. za kwotę 3000 zł. Świeżo upieczony przedsiębiorca sporządził na dzień założenia firmy protokół, w którym wprowadził do ewidencji środków trwałych oba składniki po cenie wynikającej z faktur zakupu, przy czym komputer zamortyzował jednorazowo (niskocenny środek trwały), a wartość pojazdu zaliczał w koszty poprzez liniowe odpisy amortyzacyjne.

Powyższy problem nie występuje w przypadku spółek – jeżeli działalność jest prowadzona w tej formie, posiadane składniki majątku prywatnego są wprowadzane do spółki w formie aportów.

3. Koszty związane z utworzeniem spółki

Ustawodawca wyłącza z kosztów uzyskania wydatki na objęcie lub nabycie udziałów albo wkładów w spółdzielni, udziałów (akcji) oraz papierów wartościowych, a także wydatków na nabycie tytułów uczestnictwa w funduszach kapitałowych. Wydatki takie są jednak kosztem uzyskania przychodu z odpłatnego zbycia tych udziałów (akcji) oraz papierów wartościowych. W efekcie koszty poniesione w związku z objęciem (nabyciem) udziałów lub akcji nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Trzy osoby postanowiły założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W związku z tym udali się do notariusza. Koszty związane z zawarciem umowy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Dotyczy to między innymi kosztów notarialnych.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy