Motocykl w firmie. Jak rozliczyć wydatki?

Przedsiębiorcy wykorzystują w swoich firmach różne środki transportu. Istnieje duża grupa podatników, która wykorzystuje motocykle. Pojawia się pytanie jak prawidłowo przyjmując je do środków trwałych, jaką stawkę amortyzacji stosować i czy do rozliczania kosztów eksploatacji motocykla konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Co to jest motocykl i motorower?

W art. 2 pkt 45 i 46 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym – dalej p.r.d., zawarto definicję motocykla i motoroweru. I tak:

• motocykl to pojazd samochodowy zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej przekraczającej 50 cm3, dwukołowy lub z bocznym wózkiem – wielośladowy (określenie to obejmuje również pojazd trójkołowy o symetrycznym rozmieszczeniu kół),

• motorower to pojazd dwu- lub trójkołowy zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej nieprzekraczającej 50 cm3 lub w silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4 kW, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h.

 

Jednak dla celów podatku dochodowego, czyli zasad opodatkowania określonych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., istotne jest zakwalifikowanie tych pojazdów do właściwej kategorii środków trwałych podlegających amortyzacji. W Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) pojazdy takie zalicza się do grupy 7 KŚT „Środki transportu”. Do rodzaju 740 KŚT zaliczono motocykle, przyczepy i wózki motocyklowe. Rodzaj ten obejmuje:

• motocykle i skutery, włącznie z przyczepami pasażerskimi,

• motocykle i riksze towarowe, włącznie z przyczepami ciężarowymi.

 

Obiektem jest tu poszczególny pojazd mechaniczny wraz z normalnym wyposażeniem.

Moim zdaniem, do tego grupowania należy zaliczyć zarówno motocykl, jak i motorower. Środki trwałe z tej grupy amortyzuje się według rocznej stawki amortyzacji wynoszącej 20%.

2.Koszty zakupu i używania motocykla w kosztach podatkowych

Wydatki związane z zakupem motocykla, podobnie jak inne wydatki podlegają ogólnej zasadzie kwalifikacji jako koszty podatkowe. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie wydatki poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodu, ale z wyjątkiem wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych w tzw. katalogu wyłączeń (art. 22 ust. 1u.p.d.o.f.).

 

Bezpośrednie koszty zakupu

Podatnicy mogą uznać, że zasadne będzie używanie w ich firmie motocykla lub motoroweru. Wydatek na zakup pojazdu stanowi wówczas koszty uzyskania przychodu, jeśli spełnia wspomniane wyżej zasady ogólne z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Koszty zakupu stanowią wówczas koszty podatkowe pod warunkiem, że kupiony pojazd nie jest środkiem trwałym. Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się bowiem wydatków na m.in. nabycie środków trwałych, a także na ich ulepszenie, które zgodnie z art. 22g ust. 17 u.p.d.o.f. powiększają wartość początkową tych środków. Jednak wydatki te (pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych) są kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z ich bez względu na czas ich poniesienia (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.f.).

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 u.p.d.o.f.). Może się jednak zdarzyć, że wydatków na zakup motocykla (motoroweru) nie będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

 

Przykład

Podatnik prowadzi działalność w zakresie najmu lokali użytkowych usytuowanych w budynku, w którym sam mieszka. Poniósł wydatki związane z zakupem i eksploatacją kilku środków transportu, w tym motocykla.

Niestety, w tym przypadku wydatki z tego tytułu nie są kosztem uzyskania przychodów. Przede wszystkim, podatnik ma stały dostęp do swoich kontrahentów (najemców) w związku z czym nie ma potrzeby docierania do nich na duże odległości. Nie prowadzi też działalności uzasadniającej wykorzystywanie w niej środków transportu, w tym motocykla (patrz wyrok WSA w Gdańsku z dnia 20 kwietnia 2007 r., I SA/Gd 969/06).

 

Ponadto, jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 49 u.p.d.o.f., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

 

Uwaga! Niewykorzystywanie składnika majątku w prowadzonej działalności gospodarczej powoduje, iż nie ma możliwości zaliczenia wydatków na jego nabycie do kosztów uzyskania przychodów.

 

Koszty eksploatacji

W razie zakupu motocykla w celu wykorzystywania do dla celów prowadzonej działalności, podatnik może zaliczać do kosztów wszelkie wydatki związane z jego używaniem. Musi jednak pamiętać o zasadności poniesienia tych wydatków.

Przykład 

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa sprzedaży drewna i płyt stolarskich. Do celów tej działalności gospodarczej wykorzystuje motocykl zaliczony do środków trwałych. Motocykl zapewnia sprawne i szybkie przemieszczanie się między kontrahentami a siedzibą firmy, na rzecz której świadczy usługi.

 

Podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki związane z eksploatacją tego motocykla, tj. ubezpieczenie, naprawy i części zamienne, o ile są one należycie udokumentowane. Skoro wydatki te dotyczą motocykla wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej, stanowiącego środek trwały w tej działalności, to spełniają warunki z art. 22 ust. 1u.p.d.o.f.

Jednak, zasadność zaliczenia tych wydatków, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, organ podatkowy może zweryfikować w toku ewentualnego postępowania kontrolnego (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 14 lipca 2014 r., IBPBI/1/415-825/14/SK).

 

Zdaniem jednego z organów podatkowych, odnosząc się do: „(...) możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację motocykla wykorzystywanego w działalności gospodarczej polegającej na jego wynajmie takich jak: koszty ubezpieczenia, naprawy, części zamienne, wskazać należy, że mogą one być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te służą bowiem uzyskiwaniu przychodu z działalności gospodarczej. Przy czym wyraźnie podkreślić należy, że kosztem uzyskania przychodów mogą być wyłącznie wydatki z tytułu jego wykorzystywania motocykla na potrzeby działalności gospodarczej, a ciężar udowodnienia tej okoliczności spoczywa na podatniku.” (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 7 października 2013 r., ITPB1/415-768b/13/PSZ).

 

Może się też zdarzyć, że na potrzeby swojej działalności podatnik użytkuje motocykl niewpisany do ewidencji środków trwałych, tj. niebędący „na stanie” firmy. Przez długi czas uznawano, że jeżeli motocykl nie jest ujęty w ewidencji środków trwałych, wydatków tych nie trzeba rozliczać poprzez ewidencję przebiegu pojazdu. Do motocykli nie ma bowiem zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f., który przewiduje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia limitu wyznaczającego kwotę wydatków faktycznie poniesionych z tytułu jego używania, które mogą być zaliczone do kosztów.

 

Jednak ostatnio resort finansów uznał, że pojęcie „pojazdu samochodowego” obejmuje również motocykle. Tym samym należy uznał, że dla potrzeb podatku dochodowego motocykl mieści się w definicji samochodu osobowego. Konsekwencją takiego poglądu jest obowiązek stosowania przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f., tj. rozliczania kosztów eksploatacji motocykla w ewidencji przebiegu pojazdu.

O tym, że motocykl należy traktować jak samochód osobowy uznał też np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25 marca 2016 r., ITPB1/4511-1/16/PSZ.

 

Amortyzacja

Zakup motocykla lub motoroweru jest zasadniczo zakupem środka trwałego podlegającego amortyzacji. Przepisy przewidują w takim przypadku kilka możliwości.

 

Po pierwsze, jeśli wartość początkowa pojazdu nie przekracza 3500 zł, można nie dokonywać od jego wartości początkowej odpisów amortyzacyjnych. W takim przypadku wydatki poniesione na jego nabycie stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 u.p.d.o.f.).

Po drugie, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa pojazdu w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3500 zł. W przypadku gdy jest ona równa lub niższa niż 3500 zł, a podatnik nie zastosował wspomnianego wyżej art. 22d ust. 1 u.p.d.o.f., odpisów amortyzacyjnych można dokonywać albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 u.p.d.o.f.).

Po trzecie, jeżeli podatnik ma obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych, wówczas:

• środek trwały wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania, a późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego (art. 22d ust. 2 u.p.d.o.f.),

• odpisów amortyzacyjnych można dokonywać w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego; natomiast suma odpisów amortyzacyjnych dokonanych w pierwszym roku podatkowym, w którym środek trwały wprowadzono do ewidencji, nie może przekroczyć wartości tych odpisów przypadających za okres od wprowadzenia go do ewidencji (wykazu) do końca tego roku podatkowego (art. 22h ust. 4 u.p.d.o.f.).

 

Po czwarte, w odniesieniu do niektórych środków trwałych można zastosować jednorazową amortyzację. Podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, oraz mali podatnicy mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych. Dokonuje się tego w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50.000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych (art. 22k ust. 7 u.p.d.o.f.). W 2016 r. podatnicy mogą dokonać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych do wysokości nieprzekraczającej 212.000 zł (w 2017 r. kwota ta wzrasta do 215.000 zł). Co do motocykli, uznawano zwykle, że nie są to samochody osobowe, więc nie dotyczy ich wspomniane wyłączenie. Jednak ostatnio resort finansów uznał, że: „(...) pojęcie „pojazdu samochodowego” na gruncie ustawy Prawo o ruchu drogowym, do którego odsyła art. 5a pkt 19a [u.p.d.o.f.], obejmuje również motocykle. Tym samym należy uznać, że w świetle ustawy o PDOF motocykl mieści się w definicji samochodu osobowego. W konsekwencji należy stwierdzić, że dla potrzeb dokonywania odpisów amortyzacyjnych do motocykli znajdują zastosowanie takie same zasady, jak do samochodów osobowych. Oznacza to np. brak możliwości amortyzacji motocykla metodą degresywną oraz zastosowania do motocykla jednorazowej amortyzacji [art. 22k u.p.d.o.f.].”

 

Stanowisko takie odnajdziemy także wśród interpretacji wydawanych przez organy podatkowe. Jeden z nich uznał, że w myśl definicji zawartej w u.p.d.o.f., motocykl jest samochodem osobowym, chyba że spełnia warunki wyłączenia określone w art. 5a pkt 19a u.p.d.o.f. W konsekwencji, jeżeli zakupiony motocykl nie będzie posiadał cech wskazanych w przytoczonym przepisie, wyłączających go spod tak określonej definicji wówczas będzie samochodem osobowym. A zatem: „(...) należy stwierdzić, iż co do zasady nie jest możliwe dokonanie amortyzacji na warunkach określonych w art. 22k ust. 7 [u.p.d.o.f.] zakupionego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej motocykla, gdyż na gruncie cytowanej ustawy jest on traktowany tak jak samochód osobowy.” (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 25 marca 2016 r., ITPB1/4511-1/16/PSZ). Potwierdza to także interpretacja Ministra Finansów z dnia 15 czerwca 2016 r., DD9.8220.2.197.2016.KZU, w której podtrzymane zostają tezy, że motocykl to tak naprawdę pojazd samochodowy, zarówno na gruncie ustaw podatkowych jak i ustawy prawo o ruchu drogowym.

 

Po piąte, podatnicy mogą też indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym że dla środków transportu (w tym samochodów osobowych) okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy (art. 22j ust. 1 pkt 2 u.p.d.o.f.). Takie środki trwałe uznaje się za:

 

• używane – jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy, lub

• ulepszone – jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej

.

Po szóste, może się zdarzyć, że motocykl lub motorower będzie wykorzystywany w działalności jedynie sezonowo, tj. przez część roku. Wówczas można zastosować tzw. sezonową amortyzację. Od używanych sezonowo pojazdów będących środkami trwałymi odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w okresie ich wykorzystywania. W tym przypadku wysokość odpisu miesięcznego ustala się przez podzielenie rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych przez liczbę miesięcy w sezonie albo przez 12 miesięcy w roku (art. 22h ust. 1 pkt 3 u.p.d.o.f.).

 

(...)