Rządowy projekt zmian w kodeksie pracy, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych zakłada rewolucyjne skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej przy jednoczesnym założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i emerytalnych. Pracodawcy natomiast będą mogli gromadzić i przechowywać akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.

Wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po 31 grudnia 1998 r., ma dysponować ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. 10 lat przechowywania dokumentacji od zakończenia stosunku pracy gwarantuje możliwość korzystania z dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Pracodawca po ustaniu zatrudnienia wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia z ubezpieczeń społecznych oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do ZUS. Wówczas nie będzie musiał przechowywać dodatkowych dokumentów, które zawierają informacje w obecnym druku ZUS RP – 7, świadectwach i zaświadczeniach wystawianych dla celów emerytalnych i rentowych oraz w zaświadczeniu ZUS Z-3. Pracodawca przekaże dane w formie elektronicznej lub papierowej.

Przy jednoczesnym udostępnieniu nowych funkcjonalności w programie Płatnik i e-Płatnik, nastąpi zwiększenie zakresu informacji o dane wykorzystywane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalnych i rentowych oraz zasiłkowych. To z kolei pociąga konieczność zmian w przepisach upraszczających system świadczeń. Zmiany w ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych i rentowych polegałyby na tym, że do lat pracy po 31 grudnia 1998 r., z których zarobki podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń, podstawa byłaby ustalana według zasady przypisywania składników wynagrodzenia do okresów, w których zostały wypłacone (lub przedstawione do dyspozycji ubezpieczonego) i stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem według zasady stosowanej przy ewidencjonowaniu danych na koncie ubezpieczonego.

Każdy pracodawca będzie mógł fakultatywnie korzystać z dowolnego systemu do tworzenia elektronicznych akt pracowniczych i pozostałej dokumentacji pracowniczej. Struktura takich akt ma uwzględniać możliwości wytworzenia akt i dokumentacji z programów informatycznych używanych przez przedsiębiorców i ma być dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej.

Pracodawcy RP w ramach konsultacji społecznych w pełni poparli rządowe pomysły zmian przepisów. Zgadzają się również z ograniczeniem katalogu przechowywanych dokumentów pracowniczych, czasu ich archiwizowania i możliwością stosowania formy elektronicznej.