Mała firma pod lupą Państwowej Inspekcji Pracy

Nawet mały pracodawca powinien liczyć się z możliwością kontroli ze strony inspektorów pracy działających w ramach właściwości miejscowej danego Okręgowego Inspektoratu Pracy. Sprawdź jak w praktyce wyglądają czynności kontrolne.

Termin i miejsce przeprowadzania kontroli

Obowiązkiem pracodawcy jest umożliwienie inspektorowi przeprowadzenia czynności kontrolnych przestrzegania przepisów prawa pracy oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia o każdej porze. W praktyce jednak kontrole przeprowadzane są najczęściej w godzinach normalnego funkcjonowania podmiotu kontrolowanego. Należy wiedzieć, że inspektorzy nie mają obowiązku uprzedzania pracodawcy o zamiarze kontroli co wynika z art. 24 ust. 1 u.p.i.p. Jednak powszechną praktyką stosowaną przez inspektorów pracy jest poinformowanie podmiotu wyznaczonego do kontroli o zamiarze jej podjęcia. Podczas takiej rozmowy telefonicznej inspektor często dokonuje szeregu ustaleń, a podmiot który będzie kontrolowany ma czas na przygotowanie się do wizyty inspektora co w praktyce przyczynia się często do usprawnienia czynności kontrolnych.

Standardem jest, że kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego. Jednak część czynności kontrolnych, takich jak np. przesłuchania pracowników, badanie dokumentów czy dokumentowanie wyników kontroli, można przeprowadzić w jednostce organizacyjnej PIP.

Uczestnicy kontroli

Kontrole PIP przeprowadzają inspektorzy pracy działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Należy jednak pamiętać, że Główny Inspektor Pracy ma możliwość wyznaczenia inspektora do wykonywania określonych czynności kontrolnych jak i stosowania środków prawnych na obszarze działania innego okręgowego inspektoratu pracy, a także poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie stosunek pracy podlega przepisom polskiego prawa pracy. Inspektorom pracy w trakcie kontroli mogą towarzyszyć również inni pracownicy Inspekcji posiadający niezbędną wiedzę w przedmiocie kontroli, jak również przedstawiciele zagranicznych służb i instytucji, do zadań których należy ochrona pracy. Osoby te powinny legitymować się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli wydawanym przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowych inspektorów pracy. Jeżeli postępowanie kontrolne wymaga wiadomości specjalnych, wówczas w kontroli mogą dodatkowo na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez głównego lub okręgowego inspektora pracy uczestniczyć biegli oraz specjaliści.

Jeżeli chodzi o uczestników występujących po stronie podmiotu kontrolowanego, to w typowej sytuacji kontrola przeprowadzana jest w obecności pracodawcy lub osoby, która go reprezentuje. Podmiot kontrolowany jest obowiązany do wskazania na piśmie osoby uprawnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli.

Przebieg czynności kontrolnych

Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy powinien zgłosić swoją obecność przedstawicielowi podmiotu kontrolowanego, z wyjątkiem przypadków, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli. Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika PIP. W przypadku kontroli przedsiębiorców inspektor powinien dodatkowo przedstawić pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. W szczególnych jednak przypadkach kontrola przedsiębiorcy może zostać rozpoczęta niezwłocznie na podstawie wyłącznie legitymacji służbowej. Kontrolowanemu należy jednak niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jej podjęcia, doręczyć upoważnienie do jej przeprowadzenia. Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej, także w przypadku, jeżeli przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego.

Szczegółowo prawa inspektora pracy w zakresie czynności kontrolnych uregulowane zostały w art. 23 u.p.i.p. 

(...)

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały oraz zapewnić terminowe udzielanie informacji.

Dokumentacja z kontroli

Ustalenia kontroli dokumentowane są w formie pisemnej. Mogą one mieć postać protokołu kontroli lub notatki służbowej.

Najczęściej w praktyce ustalenia z kontroli przybierają formę protokołu, którego zawartość regulowana jest w art. 31 u.p.i.p. Poza elementami czysto formalnymi protokół powinien zawierać opis stwierdzonych naruszeń prawa, treść decyzji ustnych oraz poleceń wydanych przez inspektora oraz informację o terminach ich realizacji. Do integralnej części protokołu zaliczyć należy również załączniki, na których inspektor oparł swoje ustalenia. Kiedy protokół jest gotowy, inspektor pracy przedstawia go podmiotowi kontrolowanemu do zapoznania się. Wskazana jest szczególnie wnikliwa analiza ustaleń inspektora pracy, ponieważ są one podstawą do formułowanych później przez kontrolującego środków prawnych. W protokole nie można dokonywać poprawek, skreśleń ani uzupełnień bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, które parafuje inspektor pracy, oznaczając parafy datą ich dokonania. W ciągu 7 dni od daty przedłożenia podmiotowi kontrolowanemu protokołu z kontroli ma on prawo wnieść do niego pisemne, uzasadnione zastrzeżenia. W przypadku gdy inspektor uzna, że zastrzeżenia wniesione przez skontrolowanego zasługują na uwzględnienie, dokonuje zmian lub uzupełnień w dokumentacji. Protokół powinien być opatrzony podpisami - przez inspektora kontrolującego oraz przez pracodawcę lub organ reprezentujący. Odmowa podpisania protokołu przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych.

Więcej o kontroli PIP u małego pracodawcy >>>