W pierwszej kolejności sprzedawca organizujący akcję promocyjną powinien upewnić się co do możliwości zaliczenia wydatków na tę akcję (w szczególności wydatków na nabycie nagród) do kosztów uzyskania przychodu. Przekazanie klientowi określonych świadczeń premiujących dokonywanie zakupów u danego sprzedawcy pozostaje w związku z przychodem tego sprzedawcy, co stanowi warunek rozpoznania kosztu uzyskania przychodu.

Przykład 1
W ramach akcji promocyjnej przy nabyciu czterech puszek napoju klientowi przysługuje piąta puszka gratis. Chociaż zgodnie z ustawami o podatkach dochodowych darowizny nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, nie sposób uznać, iż piąta sztuka towaru została przekazana całkowicie za darmo. Jest to tzw. rabat towarowy, w którym warunkiem otrzymania „darmowej” sztuki było odpłatne nabycie czterech innych sztuk.
 
Przykład 2
Nowo otwarte biuro rachunkowe oferuje pierwszym 10 klientom darmowe sporządzenie deklaracji PIT. Akcje promocyjne mogą oczywiście również polegać na darmowym wykonywaniu określonych usług. Wydatki na wykonanie usług w ramach akcji promocyjnych również stanowią koszty uzyskania przychodu, przy czym w przypadku wielu usług trudno nawet o wyodrębnienie jednostkowego kosztu świadczenia.
 
Ważne!
Zaliczenie wydatków na akcje promocyjne do kosztów uzyskania przychodu wymaga ich należytego udokumentowania. Organy podatkowe wskazują w interpretacjach na konieczność posiadania przez sprzedawcę:
• regulaminu akcji promocyjnej;
• dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunku niezbędnego dla otrzymania świadczenia;
• potwierdzenia odebrania świadczenia przez uczestnika.
 
Oczywiście zakres dokumentacji powinien być dostosowany do realiów akcji promocyjnej. W przypadku świadczeń o małej wartości (jak puszka napoju w powyższym przykładzie) warto sporządzić na potrzeby wewnętrzne przynajmniej uproszczony regulamin promocji określający w kilku punktach najistotniejsze kwestie, np. zasady promocji, zakres towarów i usług objętych promocją oraz okres jej trwania. W przypadku przekazania nagród o większej wartości dokumentacja powinna potwierdzać, że świadczenie trafiło do uprawnionego uczestnika akcji promocyjnej (np. poprzez potwierdzenie podpisem jej odbioru). Regulamin promocji powinien być również dostępny dla uczestników (np. poprzez wskazanie strony internetowej, na której można zapoznać się z jego treścią). Innymi słowy, dokumentacja akcji powinna wykluczać wszelkie podejrzenia, że przekazanie świadczeń:
• następowało w ramach tzw. reprezentacji (z reprezentacją mamy do czynienia zasadniczo w przypadku obdarowania wąskiego kręgu kontrahentów celem kreowania pozytywnego wizerunku firmy),
• stanowiło przykrywkę dla korzystnego podatkowo transferu towaru z przedsiębiorstwa sprzedawcy (np. obdarowania członków najbliższej rodziny przedsiębiorcy).
 
Przykład 3
Przedsiębiorca A prowadzący market spożywczy ogłosił akcję promocyjną, w ramach której przy zakupach za co najmniej 100 zł klient ma prawo do losowania sprzętu AGD.
W takim przypadku regulamin powinien określać:
• uczestników promocji, tzn. jej organizatora oraz osoby uprawnione do uczestnictwa,
• przedmiot promocji,
• zasady przyznawania nagród,
• zasady przekazywania nagród i potwierdzania ich odbioru.
Ponadto organy podatkowe wskazują na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie nagród wydanych zgodnie z zasadami regulaminu.
 
Pamiętaj!
Nagrody wydane z naruszeniem regulaminu wykluczają możliwość rozpoznania kosztu podatkowego.
 
PIT – rozliczenie przychodu u klienta
Otrzymanie świadczeń w ramach akcji promocyjnych może generować po stronie klienta obowiązek podatkowy w PIT. Co więcej, przedsiębiorca (sprzedawca) może być zobowiązany do poboru od klienta zaliczki na ten podatek oraz odprowadzenia go na rachunek organu podatkowego (obowiązek płatnika PIT), a także do przekazania klientowi oraz urzędowi skarbowemu informacji o wysokości przychodu na określonym ustawowo formularzu. Przed szczegółowym omówieniem powyższych obowiązków należy wskazać na pewne negatywne aspekty organizacyjno-biznesowe w tym zakresie.
 
Ważne!
Negatywne aspekty organizacyjno-biznesowe wynikające z opodatkowania PIT świadczeń w ramach akcji promocyjnych:
• obowiązek podatkowy po stronie obdarowanego może negatywnie wpływać na wizerunek akcji promocyjnej oraz sprzedawcy (np. osoba, która właśnie wygrała nagrodę, jest proszona o uiszczenie organizatorowi kwoty zryczałtowanego PIT); sprzedawca może oczywiście przejąć na siebie ciężar podatku za klienta, tzn. wypłacić mu dodatkową premię w wysokości zobowiązania podatkowego, bądź pokryć zaliczkę z własnych środków, zabiegi te zwiększą jednak koszty akcji promocyjnej;
• sporządzenie oraz złożenie urzędowych informacji o wysokości dochodu wymaga pozyskania konkretnych danych osobowych klienta; sprzedawca musi zatem przygotować odpowiednie formularze, zadbać o ich prawidłowe wypełnienie przez klienta oraz o ochronę zgromadzonych danych;
• rozliczenie przychodu, pobór zaliczek oraz wystawienie stosownych informacji generuje nakład pracy administracyjnej oraz koszty obsługi księgowo-podatkowej.
 
Niepowstanie przychodu wyklucza powyższe problemy. Stąd – w miarę możliwości biznesowych – akcja promocyjna powinna być tak skonstruowana, aby nie prowadziła do powstania przychodu. Poniżej przedstawiono warunki dla zastosowania zwolnienia przychodu z tego podatku.
Co do zasady wszelkie nieodpłatne świadczenia, w tym nagrody oraz upominki wydane w akcjach promocyjnych, stanowią przychód z tzw. innych źródeł. Oczywiście w praktyce trudno wyobrazić sobie opodatkowanie drobnych świadczeń (np. degustacji produktów w sklepie spożywczym) w ramach takich akcji. Stąd przepisy o PIT zwalniają z podatku:
 
• wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od sprzedawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika sprzedawcy lub osoby pozostającej ze sprzedawcą w stosunku cywilnoprawnym;
 
• wartość nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług, jeżeli jednorazowa wartość tych wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 760 zł; zwolnienie od podatku nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług nie dotyczy nagród otrzymanych przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, stanowiących przychód z tej działalności.
 
Wymienione wyżej kwoty stanowią wartości brutto (tzn. kwoty 200 zł oraz 760 zł obejmują VAT). Jeżeli zatem przedsiębiorca przekaże świadczenie związane z jego promocją i reklamą o wartości netto 190 zł, to świadczenie to nie będzie podlegało zwolnieniu, gdyż wartość brutto świadczenia przy stawce VAT w wysokości 23% wyniesie 233,70 zł. Ponadto, jeżeli wartość świadczenia przekroczy 200 zł albo 760 zł, opodatkowaniu podlega cała wartość, a nie jedynie nadwyżka ponad 200 zł czy 760 zł.
 
Pamiętaj!
Wszelkie nieodpłatne świadczenia są przychodem klienta.
Przychód może być zwolniony jedynie w przypadkach ściśle przewidzianych ustawą.
 
 
(...)