Korekta kosztów w PKPiR jest obowiązkowa

Obowiązek korekty kosztów w przypadku niezapłaconych zobowiązań jest powszechnie krytykowany. Nie rozwiązuje on bowiem problemu zatorów płatniczych i stanowi nadmierną ingerencję w zasadę swobody umów. Tworzy także sporo problemów na całe szczęście część z nich została wyjaśniona w przepisach o podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

1. Poniesienie kosztu

Przepisy dotyczące korekt kosztów uzyskania znajdują zastosowanie jeżeli powstało zobowiązanie do zapłaty, ale dłużnik nie uregulował swojego zobowiązania w terminie wyznaczonym w ustawie. Zobowiązanie powstaje zazwyczaj w momencie zakupu danego towaru lub usługi, ale może także powstać np. w wyniku wydania decyzji przez organ podatkowy. Mimo że nie jest to wprost zapisane w ustawie, korekty kosztów nie stosuje się do zobowiązań o charakterze publicznoprawnym - np. do podatku od nieruchomości.

Ważne!

Powstania zobowiązania nie należy mylić z terminem płatności. W momencie dostawy towaru lub wykonania usługi kwota jest należna, ale staje się ona wymagalna dopiero z upływem terminu płatności.

Powstanie zobowiązania skutkuje zazwyczaj poniesieniem kosztu. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu

2. Potrącenie kosztu

Poniesienia kosztu nie należy mylić z jego potrąceniem, czyli odjęciem od przychodów w celu ustalenia dochodu. Uwzględniając oczywisty fakt, że korygować można tylko coś, co zostało dokonane, o korektach kosztów nie ma u podatników opodatkowanych w formach ryczałtowych (a więc nie rozliczających kosztów uzyskania), czyli w formie karty podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Omawiane zasady stosują zatem osoby fizyczne (spółki osobowe) opodatkowane na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub podatkiem liniowym - w obu tych formach podatnicy mogą prowadzić księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR).

Skupmy się na PKPiR. Podatnicy mogą ją prowadzić metodą uproszczoną (nazywaną często kasową) lub memoriałową.

Uwaga!

Przy metodzie kasowej koszty są potrącane w dacie poniesienia, czyli wystawienia dokumentu źródłowego.

Przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednie są potrącane co do zasady w okresie, kiedy powstały odpowiadające im przychody, a koszty pośrednie w dacie wystawienia dokumentu źródłoweg

3. Brak zapłaty

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - kwoty wynikającej z umowy albo innego dokumentu, i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów. Jeżeli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z dokumentów, o których mowa w ust, 1, dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie.

Powyższego zmniejszenia dokonuje się w miesiącu, w którym upływa termin określony w tych przepisach.

Przykład

Podatnik wykupił polisę na samochód służbowy w dniu 27 kwietnia i w tej dacie zaliczył ją do kosztów uzyskania. Polisa jest płatna w dwóch ratach - termin płatności pierwszej upływa w maju, a drugiej w październiku. Jeżeli podatnik zapłaci drugą ratę do 26 lipca, nie powstanie u niego obowiązek dokonania korekty.

Jeżeli podatnik w danym okresie nie rozlicza kosztów (np. ich nie ponosił), to w wyniku korekty zwiększa przychody podatkowe.

Powyższe odnosi się także do nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych - korekta odnosi się w tym wypadku do tej części odpisów amortyzacyjnych, które podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli termin korekty, upływa nie później niż w miesiącu następującym po miesiącu wprowadzenia ich do ewidencji, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w części, w jakiej ich cena nabycia lub koszt wytworzenia wynikający z dokumentów zakupowych (w tym przede wszystkim faktur), zostały uregulowane w terminie odpowiednio 30 lub 90 dni. Jeżeli zobowiązanie zostało uregulowane w terminie późniejszym, podatnik w miesiącu uregulowania tego zobowiązania zwiększa koszty uzyskania przychodów o kwotę odpisów amortyzacyjnych, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie zdania pierwszego.

Przykład

Podatnik dokonał zakupu maszyny za 120.000 zł. Stawka amortyzacyjna wynosi 10%, co daje 1000 zł miesięcznego odpisu amortyzacyjnego. Podatnik zapłacił jednak jednie 60.000 zł korzystając w pozostałym zakresie z kredytu 50/50 (druga część była zgodnie z umową płatna za rok). W efekcie pierwsze odpisy mógł księgować w pełnej kwocie, ale brak zapłaty w ciągu 90 dni oznaczał konieczność korekty kosztu z 1000 zł do 500 zł. Po zapłacie drugiej raty, podatnik będzie mógł zaliczać w koszty ponownie całe 1000 zł, a dodatkowo wykazać w kosztach niezaliczoną do KUP kwotę wcześniejszych odpisów.

Powyższe powoduje, że zasady korekt kosztów powodują zastój w przypadku firm dokonujących sprzedaży na raty oraz firm oferujących leasing finansowy. W obu przypadkach bowiem mamy do czynienia z odroczonymi terminami płatności, co oznacza, że podatnik, który nieopatrznie zdecyduje się na takie formy kredytowania działalności, będzie miał sporo pracy z korektami kosztów uzyskania związanych z amortyzacją.

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy