Kiedy przedsiębiorca musi otworzyć księgi rachunkowe

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą po przekroczeniu limitu przychodów określonego w ustawie o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obecnie limit ten wynosi ponad 5 mln złotych.

1. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - od następnego roku, gdy przychody netto ze sprzedaży oraz przychody finansowe w danym roku będą większe od 1200.000 euro. Należy zaznaczyć, że do limitu nie zalicza się pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych (art. 2 ust. 2 u.o.r.). Ponadto istotny jest zapis, według którego wielkości wyrażone w euro przelicza się na złote polskie po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego należy rozpocząć dokonywanie zapisów w formie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 3 u.o.r.).

2. Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości

Według art. 3 ust. 1 pkt 11 u.o.r. pod pojęciem polityki (zasad) rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR), zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala i aktualizuje w formie pisemnej kierownik jednostki, którym w przypadku przedsiębiorstwa osoby fizycznej jest zazwyczaj właściciel (właściciele). Dotyczy to w szczególności (art. 10 ust. 1 u.o.r.):

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) zakładowego planu kont;

4) wykazu ksiąg rachunkowych;

5) opisu systemu przetwarzania danych;

6) opisu organizacyjnych rozwiązań służących ochronie danych i ich zbiorów.

3. Budowa planu kont

Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady (politykę) rachunkowości należy zakładowy plan kont. Warto podkreślić, że plan kont powinien tak być skonstruowany, aby można było sporządzić jasno i rzetelnie sprawozdania finansowe, w tym deklaracje podatkowe.

Zakres zakładowego planu kont obejmuje:

1) wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) i zasady księgowania na tych kontach operacji gospodarczych oraz prowadzenie do nich kont ksiąg pomocniczych (analitycznych);

2) zasady wyceny aktywów i pasywów jednostki;

3) wskazanie wybranej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników majątku obrotowego, np.:

- ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika majątku ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

- ewidencji ilościowej, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; przy tej metodzie ustala się wartość stanu zapasów na koniec każdego miesiąca,

- ewidencji wartościowej, prowadzonej dla jednostek sprzedaży detalicznej lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stan całego zapasu,

- ewidencji materiałów i towarów, których wartość zakupu jest zaliczana do kosztów, pod warunkiem, że przynajmniej na koniec roku obrotowego wszelkie ich pozostałości będą ustalone drogą spisu z natury oraz dokona się korekty kosztów,

- ewidencji produktów gotowych, których wartość jest odnoszona w ciężar kosztu własnego sprzedaży w momencie ich wytworzenia; w tym wypadku należy przynajmniej na dzień bilansowy dokonać spisu z natury i wycenić stan produktów oraz dokonać korekty kosztów;

4) określenie środków trwałych, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo;

5) wskazanie, według jakiego wariantu będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany rachunek zysków i strat;

6) określenie operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.

Niewątpliwie jedną ze specyficznych cech rachunkowości osoby fizycznej prowadzącej księgi rachunkowe jest stosowanie uproszczeń wynikających z zasady istotności.

Czytaj również: W okresie zawieszenia działalności nie trzeba prowadzić ksiąg rachunkowych

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy