Jak poinformowano, powodem nałożenia kary pieniężnej jest brak współpracy z organem nadzorczym oraz niezapewnienie dostępu do wszelkich informacji niezbędnych do realizacji przez UODO zadań.
Brak reakcji na wezwania UODO
Z informacji UODO wynika, że w celu ustalenia stanu faktycznego sprawy zainicjowanej skargą, trzykrotnie zwrócił się do ukaranej spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści tej skargi oraz do złożenia wyjaśnień. Żadne z wezwań – na adresy ujawnione w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jako adresy lokalu jej siedziby – nie zostało przez Spółkę odebrane pomimo dwukrotnego ich awizowania. W związku z tym wysłane Spółce wezwania zostały uznane za doręczone.
UODO stwierdził w tej sytuacji, że w konsekwencji niepodejmowania przez Spółkę kierowanej do niej korespondencji, nie uzyskał informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy. Stanu tego nie zmieniło również wszczęcie postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej. Pismo informujące o wszczęciu takiego postępowania również nie zostało przez Spółkę odebrane.
Firma ma udzielać informacji o ochronie danych
W decyzji o ukaraniu firmy podkreślone zostało, że odpowiedzialność za nieudzielenie UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez UODO do Spółki nie zostały ostatecznie przez nią odebrane. Przytaczając orzecznictwo sądów administracyjnych w decyzji wskazano, że powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione. Zaniedbania w tym zakresie obciążają tę właśnie jednostkę organizacyjną.
UODO stwierdził też, że obowiązek współpracy z organem nadzorczym jest identyczny dla administratora i podmiotu przetwarzającego. Współpraca ta, obejmuje konieczność przedstawienia organowi nadzorczemu – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez administratora lub podmiot przetwarzający informacji związanych z prowadzonym postępowaniem.
- Należy stwierdzić, że Spółka nie odpowiadając na wezwania UODO, naruszyła obowiązek zapewnienia organowi nadzorczemu dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy - czytamy w decyzji.
Zdaniem UODO, nałożona administracyjna kara pieniężna zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z organem nadzorczym zarówno w dalszym toku postępowania dotyczącego rozpatrzenia skargi, jak i w ewentualnych innych postępowaniach prowadzonych w przyszłości z udziałem Spółki przed Urząd.
Czytaj także: UODO upomniał administratora danych za przestarzałe oprogramowanie>>