Na podstawie ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2012 r., poz. 391, z późn. zm.) właściciel nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy (a w przypadku podjęcia przez radę gminy uchwały, o której mowa w art. 6c ust. 2 również właściciele nieruchomości, na których nie zamieszkują mieszkańcy, a powstają odpady komunalne) są zobowiązani do złożenia do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w terminie 14 dni od dnia zamieszkania na danej nieruchomości pierwszego mieszkańca lub powstania na danej nieruchomości odpadów komunalnych, przy czym każda zmiana informacji będących podstawą ustalania wysokości należnej opłaty rodzi konieczność ponownego złożenia tejże deklaracji, w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Rada gminy uwzględniając konieczność prawidłowego obliczenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ułatwienia składania deklaracji, określa w drodze uchwały wzór deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, obejmujący również objaśnienia dotyczące sposobu jej wypełnienia, informację o terminach i miejscach składania deklaracji, a także pouczenie, że deklaracja stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego. Rada gminy może również określić wykaz dokumentów potwierdzających dane zawarte w deklaracji.

Resort zauważa, że deklaracja powinna zawierać wyłącznie te dane, które są konieczne do prawidłowego obliczenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i nie mogą być za pomocą deklaracji zbierane dane w zakresie szerszym, niż niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu, jak również dane o większym, niż uzasadniony tym celem, stopniu szczegółowości.

Co powinien zawierać wzór deklaracji w przypadku nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy?
- imię i nazwisko, adres właściciela nieruchomości,
- adres nieruchomości, dla której składana jest deklaracja,
- dane będące podstawą obliczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zgodnie z przyjętą przez radę gminy metodą,
- dane stanowiące podstawę zastosowania zwolnień przedmiotowych, jeżeli zostały one przewidziane (np. informacja czy odpady ulegające biodegradacji będą zbierane
w przydomowych kompostownikach lub poszczególne frakcje materiałowe – szkło, papier, plastik są odbierane nieodpłatnie),
- określenie potrzeb w zakresie wielkości i ilości pojemników na odpady komunalne (jeżeli gmina zapewnia pojemniki w ramach opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi),
- informację o tym, że deklaracja stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego,
- objaśnienia dotyczące sposobu wypełnienia deklaracji,
- informację dotyczącą terminów i miejsc składania deklaracji.

Dane fakultatywne (których podanie powinno być możliwością ułatwiającą kontakt, a nie obowiązkiem):
- numer telefonu właściciela nieruchomości,
- adres e-mail właściciela nieruchomości

Czego nie powinien zawierać wzór deklaracji?
- szczegółowych danych osobowych właściciela nieruchomości (np. numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska rodowego, itp.),
- danych osobowych osób zamieszkujących na nieruchomości (a zwłaszcza numerów PESEL, stopni pokrewieństwa, nazwisk rodowych, miejsc pracy, itp.),
- numeru księgi wieczystej i numeru geodezyjnego działki (wyjątek: nieruchomość nie ma przydzielonego adresu lub pod tym samym adresem jest więcej niż jedna nieruchomość),
- deklarację dotyczącą zbierania i oddawania odpadów komunalnych w sposób selektywny (odpady powinny być zbierane zgodnie z regulaminem utrzymania czystości i porządku na terenie gminy, zbieranie nieselektywne podlega pod wyższą stawkę opłaty),
- rygoru odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji,
- zgody na przetwarzanie danych osobowych (a w szczególności przetwarzania danych osobowych osób trzecich zamieszkujących wspólnie z właścicielem nieruchomości).