Jak rozliczyć różnice kursowe dotyczące wydatków poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej?

Pracownik wrócił z delegacji zagranicznej. Przed delegacją nie wziął zaliczki na koszty tej delegacji, natomiast wymienił prywatne pieniądze w kantorze (posiada paragon z kantoru). Po powrocie rozlicza się z delegacji. Delegację rozliczamy w zł przeliczając wydatki po średnim kursie NBP poprzedzającym dzień rozliczenia, natomiast pracownikowi rozliczamy wydatki po kursie wymiany waluty w kantorze. Powstaje różnica między rozliczeniem delegacji a faktycznie wypłaconą kwotą pracownikowi.

Pytanie:
Czy powstałe różnice kursowe stanowią koszty uzyskania przychodu pracodawcy?
Jeżeli pracownik podczas delegacji zagranicznej korzystał z noclegu, publicznych środków transportu (taksówki, metro, tramwaje), biletów wstępu oraz korzystał z posiłków i posiada dowody tych wydatków, to czy te koszty możemy rozliczyć poza przysługującą dietą w wartości faktycznej dokumentów?
Po jakim kursie należy przeliczyć dowody tych wydatków i czy różnice kursowe z tego tytułu są kosztem podatkowym?
Jeżeli koszty posiłków w delegacji zagranicznej rozliczanych w ramach przyznanych diet przewyższają wartość przyznanej diety, to czy różnicę możemy przeliczyć i wypłacić pracownikowi?
Po jakim kursie i czy powstałe różnice stanowią koszt podatkowy dla pracodawcy?
Czy nadwyżkę ponad dietę wypłaconą pracownikowi należy doliczyć do dochodu i odprowadzić składki i podatki?

Odpowiedź:
W przypadku zagranicznych podróży służbowych istnieje odwieczny problem, po jakim kursie należy je rozliczać. Od 1 marca 2013 r. stosuje się kurs zaliczki, ale pod warunkiem, że została ona wypłacona. W przypadku braku zaliczki brak jest zasad - niektórzy rozliczają po kursie zaliczki, inni po kursie rozliczenia, jeszcze inni po kursie faktury. Skoro jednak nie ma kursu narzuconego przez ustawodawcę, za poprawny należy uznać każdy kurs przyjęty przez pracodawcę i konsekwentnie przez niego stosowany.
Zdaniem autora odpowiedzi najlepszym rozwiązaniem w przedstawionej sytuacji byłoby rozliczyć koszty podróży po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia (fakt, że pracownik kupił walutę po innym kursie nie musi być uwzględniany przez pracodawcę). Pracodawca może także wprowadzić zasadę, iż w przypadku, gdy pracownik przedłoży dowód zakupu waluty - rozliczenie nastąpi po tym kursie. Pracodawca w takim wypadku powinien dokonać po prostu zwrotu w złotówkach, dzięki czemu nie powstaną różnice kursowe.
Jeżeli pracownik podczas delegacji zagranicznej korzystał z noclegu, publicznych środków transportu (taksówki, metro, tramwaje), biletów wstępu i posiada dowody tych wydatków, to koszty te mogą być rozliczone poza przysługującą dietą w wartości faktycznej dokumentów. Nie dotyczy to niestety posiłków - pracownik po to dostaję dietę, aby mógł z niej sfinansować posiłki. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Zapewnienie posiłków będzie oznaczało dodatkowo konieczność pomniejszania diety na zasadach określonych w § 7 ust. 4 powyższego rozporządzenia.
Także omawiane wydatki powinny być rozliczone według kursu przyjętego przez pracodawcę - np. kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. Brak zaliczki powoduje bowiem, że nie można zastosować kursu zaliczki.
Rozliczenie posiłków w kwotach przekraczających diety spowoduje konieczność naliczenia podatku i składek ZUS. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenia z tytułu podróży służbowej wolne są od podatku dochodowego i składek ZUS w granicach limitów określonych w odpowiednich rozporządzeniach.