Model zarządzania cyfrowego staje się coraz bardziej popularny w różnych gałęziach biznesu. Jego skuteczność oraz możliwości, jakie oferuje, zostały przetestowane w związku z lockdownem będącym efektem pandemii COVID-19. Wiele firm w naszym kraju nadal jednak realizuje swoje działania, wykorzystując tradycyjne kanały prowadzania działalności operacyjnej. Ostatnie miesiące udowodniły jednak, iż praca w środowisku cyfrowym pozwala nie tylko na utrzymanie ciągłości działania, ale także na daleko idącą optymalizację biznesu.
Ponad połowa dyrektorów finansowych polskich przedsiębiorstw zamierza w ciągu kolejnych 12 miesięcy przeprowadzić inwestycje w zakresie digitalizacji zespołów finansowo-podatkowych licząc m.in. na poprawę efektywności pracy (47 proc. respondentów), usprawnienie procesów raportowania (35 proc.) i decyzyjnych (27 proc.) oraz redukcję kosztów, a także zmniejszenie liczby ludzkich błędów (po 24% proc.) . Czy zmiana modelu zarządzania oznacza rewolucję?
Cyfryzacja może objąć nie tylko dokumenty finansowe
79 proc. firm uważa, iż implementacja zaawansowanych rozwiązań technologicznych będzie kluczowym elementem rozwoju biznesu w przeciągu najbliższych kilku lat . Dzięki nim przedsiębiorstwa mają dużo większą możliwość adaptacji do nowych realiów, co pokazał m.in. lockdown spowodowany pandemią koronawirusa. Rozwiązania cyfrowe pozwalają na zdalny dostęp do zasobów informacji z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do internetu, a także na ich automatyczną korelację czy możliwość natychmiastowego wyszukania określonych zasobów. Zmiana modelu prowadzenia działalności na cyfrowy jest wymaganiem rynku. Pozwala na utrzymanie, a wręcz zwiększenie konkurencyjności, a co za tym idzie na ciągły rozwój biznesu. Potwierdza to fakt, iż już w ubiegłym roku 65 proc. firm rozważało implementację rozwiązań cyfrowych w swoich strukturach. Są one obecnie najczęściej wykorzystywane w takich obszarach jak obsługa kancelaryjna, czy zarządzanie dokumentami finansowymi.
Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >
Można jednak zaobserwować ich coraz szersze zastosowanie także w innych sferach działalności firm, np. w działach HR. Jest to spowodowane zmianami legislacyjnymi, które podnoszą rangę dokumentów elektronicznych i stawiają je na równi z tradycyjnymi, papierowymi dokumentami – umowami czy fakturami.
Pomoc od firm zewnętrznych
Jak pokazują badania, 29 proc. przedsiębiorców obawia się, iż przejście na cyfrowy model zarządzania biznesem związany jest z dokonaniem rewolucji w ich strukturach, a co za tym idzie koniecznością skoncentrowania się na zadaniach, które nie prowadzą bezpośrednio do rozwoju ich biznesu. Na rynku funkcjonują jednak firmy, specjalizujące się w implementacji rozwiązań w obszarach zmiany modelu zarządzania biznesem. Przedsiębiorcy decydujący się na wdrożenia z zakresu digitalizacji zaczynają wykorzystywać coraz bardziej popularne w naszym kraju usługi tzw. managed services. Polegają one na oddelegowaniu pracowników firm zewnętrznych do pracy w organizacjach, które zdecydowały się na wprowadzenie rozwiązań cyfrowych.
Czytaj w LEX: Kochańska-Mierzejewska Barbara, Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej >
Taki zespół ekspertów w całości przejmuje nadzór nad wszelkimi procesami, odpowiada za implementację określonych rozwiązań, a także stale monitoruje ich optymalne działanie czy dokonuje aktualizacji systemów. Wprowadzenie narzędzi cyfrowych nie oznacza przerwania ciągłości działania biznesu. Są one wdrażane w sposób płynny, a sama obsługa określonych programów czy narzędzi nie jest skomplikowanym i czasochłonnym procesem. Jeśli chodzi o zaangażowanie w implementację rozwiązań, przedsiębiorcy określają jedynie swoje potrzeby czy obszary wymagające optymalizacji, a przede wszystkim przedstawiają cele i efekty, jakie mają zostać osiągnięte dzięki wdrażanym rozwiązaniom. Co istotne, platformy do zarządzania informacją, czy rozwiązania chmurowe nie wymagają także zmian infrastruktury informatycznej
Piotr Siarkiewicz jest menadżerem z kilkunastoletnim doświadczeniem w rozwijaniu sprzedaży i inicjowaniu nowych kierunków rozwoju oraz transformacji biznesu, od marca 2020 roku pełni funkcję South Branch Director w Avenga – międzynarodowej spółce będącej połączeniem czterech firm z obszaru IT.