Obowiązek przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe został określony w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) - dalej u.o.r. - i dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych w sytuacji, gdy przychody netto ze sprzedaży oraz przychody finansowe w danym roku będą większe od 1.200.000 euro. Należy zaznaczyć, że do limitu nie zalicza się pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych. Ponadto istotny jest zapis, według którego wielkości wyrażone w euro przelicza się na złote polskie po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego należy rozpocząć dokonywanie zapisów w formie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 3u.o.r.). Warto podkreślić, że w przypadku wymienionych jednostek przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje od następnego roku po przekroczeniu wymienionego limitu przychodów.

Należy również zaznaczyć, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partnerskie mogą od początku następnego roku obrotowego fakultatywnie stosować przepisy u.o.r., czyli prowadzić księgi rachunkowe, nawet wtedy, gdy przychody są niższe od równowartości w walucie polskiej 1.200.000 euro. W tej sytuacji osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym (art. 2 ust. 2 u.o.r.).
Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga podobnych zabiegów, jak te które się wykonuje na koniec roku podatkowego (kalendarzowego). Dla rocznego zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędne jest:
- podsumowanie kolumn księgi,
- przeprowadzenie spisu z natury towarów i materiałów,
- ustalenie wyniku (dochodu / straty) z prowadzonej działalności.
Podsumowanie kolumn księgi na koniec roku przeprowadza się wtedy, gdy nie dokonuje się podsumowania kolejnych miesięcy narastająco od początku roku. W tym wypadku należy sporządzić na oddzielnej stronie w księdze, zestawienie rocznych kwot zapisów z podziałem na kolumny księgi oraz poszczególne miesiące.
Celem przeprowadzania spisu z natury przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest prawidłowe ustalenie dochodu. Wynika to z ujmowania w księdze wartości zakupionych towarów i materiałów. Należy jednak zaznaczyć, że wartość zakupów towarów i materiałów nie oznacza ich sprzedaży lub zużycia, gdyż w okresie za który ustala się dochód można sprzedać lub zużyć więcej lub mniej towarów lub materiałów niż wynosił ich zakup. Ustalenie wartości zapasów w drodze spisu z natury na początek i koniec okresu, za który ustala się dochód, umożliwia obliczenie wartości sprzedanych towarów lub zużytych materiałów w cenie zakupu lub nabycia. Podstawowe wymagania dotyczące przeprowadzania spisu z natury u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Jednostka gospodarcza, bez względu na osobowość prawną, rozpoczynająca prowadzenie ksiąg rachunkowych powinna wykonać szereg czynności, a mianowicie:
- sporządzić inwentaryzację majątku firmy oraz źródeł jego finansowania, której efektem jest dokument określany „inwentarzem";
- określić i wprowadzić dokumentację przyjętych zasad rachunkowości;
- sporządzić bilans otwarcia na podstawie zatwierdzonego inwentarza;
- otworzyć księgi rachunkowe;
- ewidencjonować operacje gospodarcze oraz uogólniać wyniki w formie sprawozdań, zgodnie z zasadami rachunkowości.
Pierwszą czynnością związaną z przejściem z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe jest sporządzenie inwentarza. Inwentarz jest to wykaz posiadanych w danym momencie składników majątku jednostki gospodarczej. Umożliwia on ustalenie majątku własnego będącego różnicą między sumą posiadanych składników majątku a zadłużeniem (zobowiązaniami) firmy.