Dokumentowanie usług niematerialnych

Usługi, które mają charakter niematerialny, ocenia się zarówno pod względem ich charakteru, jak i skutków. Na każdy przypadek należy spojrzeć indywidualnie - wyjaśnia Adam Bartosiewicz, ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Jak należy dokumentować wykonanie niematerialnych usług, np.:

 

1) koordynacja produkcji,

2) planowanie zadań produkcyjnych,

3) tworzenie dokumentacji technicznej, konstrukcyjnej,

4) organizacja pracy wydziałów produkcyjnych,

5) nadzór na wykonywaniem prac spawalniczych i montażowych?

 

Odpowiedź

Do każdego z przypadku należy podchodzić indywidualnie. To – jaka ewentualnie dokumentacja zostanie stworzona – zależy od specyfiki danych usług i od tego, czy w odniesieniu do nich w ogóle da się tego rodzaju dowody wytworzyć.

 

Uzasadnienie

W zasadzie od zawsze wątpliwości budzi możliwość, czy też zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi niematerialne, zwłaszcza, jeśli usługi tego rodzaju kupowane są od podmiotów zagranicznych.

Co do zasady nie kwestionuje się możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów usług marketingowych. "W gospodarce wolnorynkowej wydatki przeznaczone na działalność marketingową należy uznać za koszt uzyskania przychodu" (wyrok NSA z 31.10.1995 r., SA/Łd 2264/94). Należy jednak zauważyć, że orzecznictwo rygorystycznie podchodzi do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

 

Przede wszystkim usługi te mają charakter niematerialny, przy czym dotyczy to zarówno ich charakteru, jak i skutków. W wielu wypadkach, więc znacznie utrudnione jest rozstrzygnięcie, czy istotnie miało miejsce wykonanie usług marketingowych, czy też wydatek poniesiony z ich tytułu miał charakter pozorny.

 

"Zapłacenie kwoty wspólnikowi amerykańskiemu za usługi w zakresie badania rynku amerykańskiego, w sytuacji gdy poszukujący zleceń jest jednocześnie wspólnikiem spółki i będzie korzystał z przynoszonych przez nią dochodów, jest nieprawdopodobne. Żądanie wliczenia w koszty uzyskania przychodów rzekomego wynagrodzenia wspólnika amerykańskiego - za usługi marketingowe - jest oczywiście nieprawdziwe" (wyrok NSA z 16.09.1999 r., I SA/Po 2399/98, LEX nr 42725).

Mając na uwadze fakt, iż w przypadku wydatków marketingowych stosunkowo łatwo jest o znaczne zawyżenie kosztów czy też nawet ukrycie pod ich pozorem innego rodzaju świadczeń, które nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, wskazuje się na szczególne wymagania dowodowe, jakie ciążą w tej mierze na podatniku. Przykładowo, w ten sposób dokonywane mogą być transfery zysku między podmiotami powiązanymi czy też wypłaty dla udziałowców przed opodatkowaniem dochodu (przy czym dotyczy to przede wszystkim podatników podatku dochodowego od osób prawnych).

 

"Udowodnienie, że wydatki marketingowe stanowią koszty uzyskania przychodów spoczywa na podatniku. Ustawodawca w sposób wyraźny wiąże te koszty z celem osiągnięcia przychodu. Cel ten musi być zatem widoczny, a ponoszone koszty winny go bezpośrednio realizować lub co najmniej winny go zakładać jako realny. A więc podatnik winien wykazać istnienie związku przyczynowego pomiędzy tą usługą a źródłami przychodu. Nie wystarczy oświadczenie, iż osoba doprowadziła do podpisania i realizacji konkretnego kontraktu handlowego. Należy to w sposób szczegółowy wykazać, uzasadnić" (wyrok NSA z 29.01.1999 r., III SA 3155/97).

 

Wskazuje się również na konieczność wystąpienia jakichkolwiek rzeczywistych efektów opłaconych usług niematerialnych. Nie muszą one doprowadzić do osiągnięcia przychodów, lecz ich poniesienie powinno przynieść jakiś efekt, przynajmniej w postaci stworzenia możliwości ich osiągania czy też zwiększania.

"Usługi marketingowe nie muszą skutkować osiągnięciem przez zleceniodawcę tych usług konkretnych przychodów, aby wydatki za te usługi można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie można jednak uznać, iż poniesione wydatki za rozeznanie rynku wschodniego stanowiły koszty uzyskania przychodu w sytuacji, gdy spółka w wyniku poniesienia tych wydatków nie osiągnęła żadnych efektów, a nie tylko materialnych" (wyrok NSA z 17.10.1997 r., I SA/Gd 148/96, LEX nr 31588).

"Nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opracowania marketingowego, które nie zawiera żadnych praktycznych wskazań, uwag czy kierunków działań firmy i w związku z tym nie ma żadnego zastosowania w działalności firmy" (wyrok NSA z 9.10.2002 r., I SA/Łd 1611/01).

Do każdego z przypadku należy podchodzić indywidualnie. Nie mam pojęcia, gdyż nie piszecie o tym Państwo, jaka jest specyfika Waszej działalności.

 

Nie wiem – jakie materialne efekty niesie za sobą – usługa koordynacji produkcji, czy też usługa nadzoru. Nie wiem, na ile da się stworzyć materialny dowód wykonania takiej usługi.

W odniesieniu do tych pozostałych świadczeń zapewne jest możliwe opracowanie i utrwalenie w formie pisemnej instrukcji, wytycznych, procedur, etc. One mogą wskazywać na to, że doszło do faktycznego wykonania umówionych świadczeń.

W przypadku usługi nadzoru zapewne dowodem na jej wykonanie byłyby wewnętrzne protokoły potwierdzające znalezione i usunięte – właśnie w ramach nadzoru – wady.