Czy transakcja między osobą fizyczna prowadzącą działalność gospodarczą, a spółką z o.o., w której osoba ta ma 100% udziałów, jest transakcją między podmiotami powiązanymi?

Osoba fizyczna posiada 100% udziałów w spółce z o.o. produkującej meble. Prowadzi też działalność gospodarczą, polegającą na świadczeniu usług doradczych w zarządzaniu firmą. W spółce jest zatrudniony prezes oraz dwaj dyrektorzy: produkcyjny i finansowy. Prezes spółki podpisał z jej udziałowcem umowę na świadczenie usług doradczych, polegających na badaniu rynku, pozyskiwaniu nowych klientów strategicznych, ustaleniu strategii marketingowych itp.

Udziałowiec spółki w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, wystawia fakturę za świadczone na rzecz spółki usługi. Kwota miesięczna faktury to 14.250 zł netto.

Pytanie:
Czy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest to transakcja między podmiotami powiązanymi?
Czy osoba fizyczna (udziałowiec) musi sporządzać dokumentację podatkową tych transakcji?
Czy może musi to robić spółka?
Czy jeden i drugi podmiot?
Czy może w tym wypadku nie zachodzi taka konieczność?
Kiedy i w jakich okolicznościach podmioty muszą sporządzać dokumentację podatkową?

Odpowiedź:
Tak, są to podmioty powiązane. Dokumentacja powinna być sporządzana jeśli poziom transakcji pomiędzy tymi podmiotami przekroczy kwotę 30.000 euro w roku podatkowym.

Uzasadnienie:
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., jak i przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej u.p.d.o.p., z powiązaniem między podmiotami mamy do czynienia m.in. wówczas, gdy podmiot krajowy bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu innym podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale innego podmiotu krajowego.
Zgodnie z definicjami zawartymi w u.p.d.o.p., jak i w u.p.d.o.f. posiadanie udziału w kapitale innego podmiotu oznacza sytuację, w której dany podmiot bezpośrednio lub pośrednio posiada w kapitale innego podmiotu udział nie mniejszy niż 5%.
W tym przypadku – jako Państwo piszecie – jeden podmiot (osoba fizyczna) ma ponad 100% udziałów w kapitale innego podmiotu (spółki z o.o.). Spółka z o.o. oraz osoba fizyczna są podmiotami powiązanymi. Istnieje bowiem pomiędzy nimi powiązanie kapitałowe.
W związku z tym (niezależnie od ewentualnego obowiązku sporządzenia szczególnej dokumentacji podatkowej – o czym niżej) organy podatkowe, bądź organy kontroli skarbowej mogą oszacować dochody spółki, bądź dochody osoby fizycznej, jeśli zostanie ustalone, że w wyniku takich powiązań zostaną ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty, i w wyniku tego podmiot nie wykazuje dochodów albo wykazuje dochody niższe od tych, jakich należałoby oczekiwać, gdyby wymienione powiązania nie istniały.
W takich przypadkach, jak ten opisany w pytaniu, dość często "wyprowadza się" pieniądze ze spółek z o.o. przed ich opodatkowaniem. Często za pomocą świadczenia usług o charakterze niematerialnym. Nie twierdzę, że tak jest w tym przypadku, ale istnieje ryzyko zakwestionowania kosztów usług świadczonych przez udziałowca jako kosztów uzyskania przychodów w spółce. Z uwagi na ich ewentualną nierynkową wysokość.
Co zaś do prowadzenia szczególnej dokumentacji podatkowej cen transferowych. Obowiązek ten obejmuje transakcję lub transakcje między podmiotami powiązanymi, w których łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość 30.000 euro - w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępnienia wartości niematerialnych i prawnych.
Wyrażone w euro wielkości, o których mowa, przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski, obowiązującym w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym została zawarta transakcja objęta obowiązkiem dokumentacji (art. 9a ust. 5 u.p.d.o.p., art. 25a ust. 5 u.p.d.o.f.). Limit dla 2015 r. należy zatem przeliczać według kursu średniego NBP obowiązującego na dzień 31 grudnia 2014 r. Wedle Tabeli nr 252/A/NBP/2014 z dnia 31 grudnia 2014 r. średni kurs euro wynosił 1 EUR = 4,2623 zł.
Powyższe oznacza, że dla 2015 r. limit transakcji wynosi 127.869 zł (rocznie).
Jeśli wartość usług (kwota z faktur) w roku podatkowym przekroczy powyższą kwotę, to wówczas powinna być sporządzana szczególna dokumentacja podatkowa.
Powinna być ona sporządzana zarówno w spółce, jak i osoby fizycznej. Przy czym zależy, że ponieważ dokumentacja ta będzie dotyczyć tej samej transakcji, dokumentacja ta będzie w zasadzie identyczna w obu podmiotach (czy też będzie odwrotnością dokumentacji sporządzonej w drugim podmiocie).
W razie braku takiej dokumentacji – jeśli nie zostanie ona przedstawiona na żądanie organu podatkowego (organu kontroli skarbowej) w ciągu 7 dni – organy podatkowe określając w drodze szacowania przychody podatnika stosują do różnicy dochodów (wynikającej z oszacowania) 50% stawkę podatkową. Stosowne przepisy u.p.d.o.f. oraz u.p.d.o.p. stanowią bowiem, że jeśli właściwy organ podatkowy lub właściwy organ kontroli skarbowej określi dochód podatnika w wysokości wyższej (stratę w wysokości niższej) niż zadeklarowana przez podatnika w związku z dokonaniem transakcji z podmiotem powiązanym, a podatnik nie przedstawi tym organom wymaganej przez te przepisy dokumentacji podatkowej - różnicę między dochodem zadeklarowanym przez podatnika a określonym przez te organy opodatkowuje się stawką 50%.
Ta sankcja może być zastosowana wówczas, gdy dokumentacji nie przedstawiono na wyraźne żądanie organu podatkowego (w ciągu 7 dni) i tylko do ewentualnie "wyszacowanej" przez organy różnicy. Niesporządzenie dokumentacji – bez wcześniejszego żądania organu w tej kwestii – nie podlega sankcjom.

[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2017 r.]