Nadawanie klauzuli ostateczności decyzji organu pierwszej instancji jest czynnością materialno - techniczną i nie jest przewidziana w regulacji Kodeksu postępowania administracyjnego. Czynność taka rodzi jedynie możliwe do obalenia domniemanie, że decyzja administracyjna jest ostateczna. Nadawanie takich klauzul nie jest samo w sobie błędem, z tym że nie może dotyczyć decyzji organów odwoławczych, ponieważ są one ostateczne z mocy prawa. Z kolei wydawanie zaświadczeń w tym przedmiocie jest prawidłowe, ale do tego konieczny jest wniosek strony.
Czynność organu nadania decyzji takiej klauzuli owszem istotna, ale ma jedynie walor techniczny i deklaratoryjny. Czynność ta sama w sobie - w sensie prawnym nie przesądza, że decyzja stała się ostateczna, ona jedynie potwierdza, że od decyzji odwołania nie złożono. W praktyce może się okazać, że organ nadał błędnie klauzulę w sytuacji, gdy z punktu widzenia proceduralnego decyzja nie stała się ostateczna. Nawet nadanie stosownej klauzuli nie powoduje, że organ odwoławczy traci kompetencje do rozpatrzenia ewentualnego odwołania od takiej decyzji, tzn. to organ odwoławczy dokona stosownej weryfikacji w tym zakresie. Ponadto decyzja administracyjna doręczona stronom postępowania, od której nie złożono odwołania funkcjonuje w obrocie jako ostateczny akt administracyjny, nawet wówczas gdy formalnie nie nadano jej klauzuli. Decyzja taka korzysta z zasady ochrony trwałości, a jej skutkiem jest domniemanie legalności i mocy obowiązującej. Inaczej jest w przypadku decyzji organu odwoławczego. Decyzja ta z mocy prawa z chwilą jej wydania ma walor ostateczności, kończy ona postępowanie administracyjne i nadawanie jej odrębnie jakiejkolwiek klauzuli jest zbędne. Warto nawiązać w tym miejscu do stanowiska sądów administracyjnych. Otóż w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 29 września 2009 r., II SA/Kr 606/08, w którym wywiedziono, że przepisy regulujące postępowanie administracyjne, w tym kodeks postępowania administracyjnego, nie przewidują procedury nadawania klauzuli ostateczności decyzjom administracyjnym; w szczególności klauzula taka nie jest nadawana w drodze decyzji lub postanowienia. Treść art. 12 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) - dalej k.p.a., wskazuje, że warunkiem ostateczności decyzji było to, aby nie mogła być ona zaskarżona w drodze zwykłych środków przewidzianych w toku instancji. Dlatego też wadliwe nadanie klauzuli stwierdzającej ostateczność decyzji nie jest objęte zasada trwałości decyzji administracyjnej (art. 16 k.p.a.). Czynność taka rodzi jedynie możliwe do obalenia domniemanie, że decyzja administracyjna jest ostateczna.
Z kolei zaproponowane rozwiązanie wydawania zaświadczeń wydaje się najbardziej trafne, ale do tego konieczny jest wniosek strony. Organ nie może działać tutaj z urzędu. Inaczej w przypadku klauzuli, to zwykła czynność materialno techniczna.

Tomasz Gawroński