Czy sfinansowanie okularów korekcyjnych prezesowi zarządu korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego?

Jesteśmy spółką ze 100% udziałem gminy. Mamy opracowany regulamin sfinansowania kosztów zakupu okularów dla osób obsługujących monitory ekranowe przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Kwota sfinansowania to 270 zł i przysługuje raz na dwa lata. Prezes zarządu został powołany przez Radę Nadzorczą i zawarła ona z prezesem umowę o pracę na czas nieokreślony (ustawa kominowa). Prezes wykorzystuje w pracy laptopa wraz z drukarką powyżej 4 godziny na dobę.

Pytanie:
Czy dla prezesa również powinno się sfinansować zakup okularów w ramach BHP?
Lekarz medycyny pracy podczas badań kontrolnych zlecił stosowanie okularów korygujących wzrok.
Kto powinien wyrazić zgodę na zakup okularów przez prezesa?
Czy jeśli sfinansujemy taki zakup to będziemy zobowiązani pobrać podatek dochodowy od osób fizycznych?

Odpowiedź:
Prezesa zarządu powołanego na to stanowisko przez radę nadzorczą należy uznać za pracownika. W sytuacji zaś gdy pracownik użytkuje w pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić mu okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Dofinansowanie przyznane pracownikowi na zakup okularów stanowi przychód ze stosunku pracy i korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym. Natomiast zgodna na sfinansowanie zakupu okularów przez prezesa zarządu winna być wyrażona przez innego członka zarządu.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.t.u., świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są u pracownika przychodem ze stosunku pracy zwolnionym od opodatkowania, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Aby ocenić czy wartość przyznawanych pracownikom świadczeń korzysta ze zwolnienia od podatku, należy poddać analizie przepisy prawa pracy, w tym przypadku dotyczące zasad zapewniania okularów korekcyjnych.
Na podstawie § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe z dnia 1 grudnia 1998 r. - dalej r.b.h.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2 r.b.h.p.).
Stosownie do § 2 pkt 4 r.b.h.p. obowiązek ten ma zastosowanie do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Zatem pracownik, u którego stwierdzono, na podstawie badań okulistycznych, potrzebę stosowania przy obsłudze monitora okularów korygujących wzrok – powinien zostać zaopatrzony w okulary zgodne z zaleceniem lekarza – tj. o określonych parametrach (odpowiednich do stanu wzroku pracownika), przeznaczone do pracy przy monitorze.
Stanowisko to potwierdza Minister Finansów w wydanej w dniu 16 marca 2011 r., DD3/033/30/CRS/11/95 ogólnej interpretacji. W piśmie tym wskazano, że to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to nastąpić poprzez otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok albo dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą.
Ponieważ w analizowanym przypadku wątpliwość budzi fakt, czy spółka ma obowiązek sfinansowania wydatku na zakup okularów prezesowi zarządu spółki, należy odpowiedzieć na pytanie czy osobę tę można uznać za pracownika.
Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Prawo pracy – dalej p.p., pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Z kolei w myśl art. 12 ust. 4 u.p.d.o.f., za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
W świetle ww. definicji prezesa zarządu powołanego na to stanowisko na podstawie umowy o pracę przez radę nadzorczą należy uznać za pracownika.
Jeżeli prezes zarządu użytkuje w pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić mu okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Za pracodawcę będącego spółką z o.o. czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.
Zasada ta nie dotyczy jednak czynności związanych z zatrudnieniem samych członków zarządu. Ze względu na konflikt interesów przepisy przewidują, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 ustawy Kodeks spółek handlowych).
Obowiązek szczególnej reprezentacji spółki z o.o. przez radę nadzorczą lub ww. pełnomocnika dotyczy wyłącznie umów między spółką a członkami zarządu i sporów z nimi.
Obowiązkiem tym nie są objęte inne czynności prawne. W mojej ocenie zgodna na sfinansowanie zakupu okularów przez prezesa zarządu nie jest zawieraniem umowy ze spółką, lecz leży w sferze decyzji wewnętrznych spółki, dotyczących zarządzania jej majątkiem i prowadzenia jej działalności. Są to czynności mieszczące się w granicach zwykłych spraw i czynności spółki, które może prowadzić każdy członek zarządu. Zastrzec jednak należy, że czynności z zakresu prawa pracy nie może podejmować dany członek zarządu względem siebie, lecz względem innego członka zarządu. Powyższe w mojej opinii oznacza, że zgodna na sfinansowanie zakupu okularów przez prezesa zarządu winna być wyrażona przez innego członka zarządu. Nie wykluczone jest przyjęcie innego rozwiązania w aktach wewnętrznych spółki, np. ustanowienie w regulaminie zarządu lub umowie spółki, że sprawy te będą wymagały akceptacji rady nadzorczej. Podstawowe znaczenie dla rozstrzygnięcia postawionego pytania ma kwestia charakteru uchwały rady nadzorczej dla powstania stosunku pracy pomiędzy członkiem zarządu a spółką. W przypadku zawarcia umowy o pracę czy umowy zlecenia (w tym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), kwestie takie nie odbiegają od innych umów jakie zawierane są przez spółkę z innymi jej pracownikami lub zleceniodawcami.