Pytanie
SKO wyznaczyło wójta gminy jako organ właściwy do załatwienia wniosków w sprawie wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego dla gminy X. Za sporządzenie tych decyzji otrzymano faktury (było ich kilka). Otrzymane faktury były niewłaściwie opisane przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego. Faktury zaliczono do kosztów naszej gminy. Przy kolejnej takiej fakturze okazało się, że te koszty nas nie dotyczą. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny w dniu 22 grudnia 2010 r. sporządził wykaz wydanych dla gminy X decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego za cały 2010 r. na kwotę brutto 6800 zł w tym VAT 22%. W tym samym dniu wystawiliśmy dla gminy X notę księgową za sporządzenie decyzji w wysokości 6.800 zł. Gmina X do dnia dzisiejszego nie uregulowała tej należności, ponieważ trwały spory co do ilości działek, ceny oraz inne uchybienia proceduralne. Ostatecznie nasza gmina winna skorygować ww. należność o 2400 zł brutto. Do zapłaty pozostało 4400 zł brutto.
Czy pierwotnie powinniśmy wystawić notę księgową czy też refakturę (gmina X jest podatnikiem VAT, my też)? W jaki sposób naprawić ten błąd?