Czy można odliczyć VAT z biletu miesięcznego imiennego wystawionego przez Koleje Dolnośląskie i uznać takie działanie za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracownika?

Polska firma, czynny podatnik VAT zwróciła pracownikowi koszty miesięcznego biletu na dojazd do pracy.

Pytanie:
Czy w związku z tym powinna powinna takie działanie uznać za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracownika i opodatkować VAT zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, a jeśli tak, to kiedy - w dacie wystawienia biletu przez Koleje Dolnośląskie, w dacie wypłaty kwoty pracownikowi, czy też w jakimś innym terminie?
Czy ma prawo odliczyć VAT z takiego biletu miesięcznego, jeśli nie posiada faktury?

Odpowiedź:
Z treści pytania wynika, że pracodawca zwrócił pracownikowi koszty zakupu miesięcznego biletu a nie zakupił bilet dla pracownika. To oznacza, że pracodawca nie rozlicza podatku naliczonego, ale i nie opodatkowuje zwrotu kosztów przekazanego pracownikowi.

Uzasadnienie
Udzielając odpowiedzi na pytanie czytelnika należy wskazać, że opodatkowaniu VAT podlegają konkretne czynności i zdarzenia wprost wskazane w ustawie podatkowej. Należy tutaj odwołać się do regulacji art. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. To oznacza, że aby w ogóle wystąpił obowiązek rozliczenia VAT musi wystąpić:
1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2) eksport towarów;
3) import towarów na terytorium kraju;
4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, lub
zakończenie albo zaniechanie działalności w trybie art. 14 u.p.t.u.
Jeżeli żadna z okoliczności nie wystąpi, wówczas nie powstają skutki w VAT, w tym obowiązek opodatkowania VAT ale i prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Ze względu na treść pytania należy wskazać, że na podstawie art. 8 ust. 1 u.p.t.u. przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 u.p.t.u., rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 u.p.t.u., w tym również:
1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.
W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
W każdym jednak przypadku, aby miała miejsce usługa opodatkowana VAT koniecznym jest wystąpienie "świadczenia"; do powstania obowiązku podatkowego w VAT nie wystarczy otrzymanie zapłaty. Zatem o usłudze w znaczenia VAT nie może być mowy wówczas gdy ma miejsce wyłącznie zwrot kosztów bez świadczenia wzajemnego. Z treści pytania wynika, że pracodawca ZWRÓCIŁ PRACOWNIKOWI KOSZTY zakupu miesięcznego biletu a nie zakupił bilet dla pracownika. To oznacza, że pracodawca nie rozlicza podatku naliczonego ale i nie opodatkowuje zwrotu kosztów przekazanego pracownikowi, gdyż taki nie stanowi czynności opodatkowanej VAT (w szczególności usługi).