Czy istnieje możliwość wypożyczenia inwestorowi dokumentacji archiwalnej będącej w posiadaniu organu?
Jakie mogą być konsekwencje prawne takiego wypożyczenia, gdyby okazało się, że jest to prawnie niedopuszczalne?
Obowiązujące przepisy nie przewidują instytucji "wypożyczenia" inwestorowi dokumentacji archiwalnej będącej w posiadaniu organu.
Zgodnie z treścią art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.) – dalej pr. bud. organ administracji architektoniczno-budowlanej prowadzi rejestr decyzji o pozwoleniu na budowę oraz przechowuje zatwierdzone projekty budowlane, a także inne dokumenty objęte pozwoleniem na budowę, co najmniej przez okres istnienia obiektu budowlanego. Wzory rejestrów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 11 lutego 2009 r. w sprawie wzorów rejestrów wniosków o pozwolenie na budowę oraz decyzji o pozwoleniu na budowę (Dz. U. Nr 23, poz. 135). Art. 38 ust. 2 pr. bud. kreuje bezpośrednio obowiązek organu administracji architektoniczno-budowlanej przechowywania określonej dokumentacji. Z drugiej strony obowiązujące przepisy nie przewidują instytucji "wypożyczenia" inwestorowi dokumentacji archiwalnej będącej w posiadaniu organu. "Wypożyczenie" uniemożliwia co najmniej czasowe przechowywanie dokumentów, a zatem wiąże się z naruszeniem art. 38 ust. 2 pr. bud. Nie ma natomiast przeszkód, aby inwestor, będący stroną postępowania administracyjnego w sprawie udzielenia pozwolenia na budowę, miał wgląd do dokumentów znajdujących się w posiadaniu organu i dokonywał kopii tych dokumentów. Należy jednak podkreślić, że organ administracji architektoniczno-budowlanej nie jest obowiązany do ponoszenia kosztów związanych ze sporządzeniem kopii dokumentacji [por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 29 listopada 2007 r., IV SA/Po 656/07, LEX nr 368417]. Jeżeli z kolei toczy się inne postępowanie administracyjne, dokumenty przechowywane przez organ administracji architektoniczno-budowlanej mogą być w takim postępowaniu dowodami na okoliczności z nich wynikające. Jeżeli doszłoby do naruszenia art. 38 ust. 2 pr. bud. w związku z "wypożyczeniem" inwestorowi dokumentacji archiwalnej, pracownik, który się takiego czynu dopuścił powinien zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Nie można również wykluczyć odpowiedzialności za szkodę na podstawie art. 417 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), o ile powstaną przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej.
Łukasz Smaga
Jakie mogą być konsekwencje prawne takiego wypożyczenia, gdyby okazało się, że jest to prawnie niedopuszczalne?
Obowiązujące przepisy nie przewidują instytucji "wypożyczenia" inwestorowi dokumentacji archiwalnej będącej w posiadaniu organu.
Zgodnie z treścią art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.) – dalej pr. bud. organ administracji architektoniczno-budowlanej prowadzi rejestr decyzji o pozwoleniu na budowę oraz przechowuje zatwierdzone projekty budowlane, a także inne dokumenty objęte pozwoleniem na budowę, co najmniej przez okres istnienia obiektu budowlanego. Wzory rejestrów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 11 lutego 2009 r. w sprawie wzorów rejestrów wniosków o pozwolenie na budowę oraz decyzji o pozwoleniu na budowę (Dz. U. Nr 23, poz. 135). Art. 38 ust. 2 pr. bud. kreuje bezpośrednio obowiązek organu administracji architektoniczno-budowlanej przechowywania określonej dokumentacji. Z drugiej strony obowiązujące przepisy nie przewidują instytucji "wypożyczenia" inwestorowi dokumentacji archiwalnej będącej w posiadaniu organu. "Wypożyczenie" uniemożliwia co najmniej czasowe przechowywanie dokumentów, a zatem wiąże się z naruszeniem art. 38 ust. 2 pr. bud. Nie ma natomiast przeszkód, aby inwestor, będący stroną postępowania administracyjnego w sprawie udzielenia pozwolenia na budowę, miał wgląd do dokumentów znajdujących się w posiadaniu organu i dokonywał kopii tych dokumentów. Należy jednak podkreślić, że organ administracji architektoniczno-budowlanej nie jest obowiązany do ponoszenia kosztów związanych ze sporządzeniem kopii dokumentacji [por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 29 listopada 2007 r., IV SA/Po 656/07, LEX nr 368417]. Jeżeli z kolei toczy się inne postępowanie administracyjne, dokumenty przechowywane przez organ administracji architektoniczno-budowlanej mogą być w takim postępowaniu dowodami na okoliczności z nich wynikające. Jeżeli doszłoby do naruszenia art. 38 ust. 2 pr. bud. w związku z "wypożyczeniem" inwestorowi dokumentacji archiwalnej, pracownik, który się takiego czynu dopuścił powinien zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Nie można również wykluczyć odpowiedzialności za szkodę na podstawie art. 417 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), o ile powstaną przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej.
Łukasz Smaga